По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг в 2015 году, принес 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда используйте лучшие образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре.
Как правильно написать письмо клиенту
Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive , есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:
- Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему .
- Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
- Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.
CRM-система - это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом. Например, программа интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента. Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.
Письма клиентам: примеры и готовые образцы
Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.
1. Впервые пишете потенциальному клиенту? Отправьте такое короткое послание:
Тема письма: Возможно Вы - наш новый клиент
Здравствуйте, [Имя] .
Мы [краткая информация о компании] .
Если это Вас заинтересовало, я готов обсудить возможность сотрудничества. Сообщите, в какое время Вам было бы удобно созвониться.
[Подпись]
2. Расскажите потенциальному клиенту об успешном опыте сотрудничества с его конкурентами:
Тема письма: Не отставайте от конкурентов
Здравствуйте, [Имя] .
Мы успешно работаем с [конкурентом X и Y] в [сфера деятельности] уже [столько-то времени] и вместе добились хороших результатов. Ознакомиться с подробной информацией о них Вы можете здесь [ссылка на кейс/отзыв] .
Будем рады, если и Вы присоединитесь к нам.
[Подпись]
3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциальных клиентов, отправьте им письмо-предложение такого образца :
Тема письма: Подробнее о нашей компании
Здравствуйте, [Имя] .
Я надеюсь, что Вам тоже понравилось [мероприятие] , и хотел бы поблагодарить Вас за интерес к [название компании] .
Прилагаю более детальную информацию о нашей компании. Буду рад обсудить по телефону все интересующие Вас вопросы.
[Подпись]
Письма-напоминания
4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе:
Тема письма: Хотите ли Вы что-то обсудить?
Здравствуйте, [Имя] .
Я надеюсь, что у Вас была возможность прочитать мое предыдущее письмо и подробнее ознакомиться с [дополнительной информацией] .
Есть ли у Вас какие-то вопросы или мысли по моему предложению? Буду рад обсудить их по телефону или при личной встрече. Когда у Вас найдется время для этого?
[Подпись]
5. Если вы на цифрах можете показать эффективность вашего предложения, то поделитесь ими в письмах клиентам компании . Факты убеждают лучше.
Тема письма: Несколько фактов, которые Вы могли не знать о [название компании]
Здравствуйте, [Имя] .
Я недавно отправил Вам письмо о [название компании] , и думаю, мы могли бы быть полезны [вашей компании] .
Наши клиенты наблюдают рост [указать показатели] , когда используют [название продукта и услуги] . Мы также предлагаем [рассказать об акциях] и [упомянуть другие выгодные предложения] .
Если захотите узнать подробности, пожалуйста, сообщите, и мы договоримся о переговорах по телефону или при встрече.
С нетерпением жду ответа.
[Подпись]
6. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы. Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.
Тема письма: Подарок для Вашей компании
Здравствуйте, [Имя] .
Несколько дней назад я прислал Вам информацию о [название продукта] и сейчас предлагаю попробовать его в действии.
Я создал/прикрепил несколько гостевых логинов/бесплатных образцов/ваучеров, которые можно использовать для доступа/получения [продукта или услуги] . Поделитесь ими с Вашими коллегами. Было бы интересно услышать их мнение.
Буду рад обсудить всё подробнее по телефону или при личной встрече. Я уверен, мы действительно можем быть полезны Вам в [область деятельности] .
[Подпись]
7. Если вы не уверены, что ведете переписку с сотрудником, уполномоченным вести переговоры, попросите его помочь достучаться до ЛПР:
Тема письма: Надеюсь, Вы сможете направить меня к нужному человеку
Здравствуйте, [Имя] .
Несколько дней назад я отправил Вам письмо о [компании или продукте] и теперь сомневаюсь, что обратился по адресу.
Это Вы принимаете решения по интересующему меня вопросу? Если нет, не могли бы Вы помочь мне связаться с нужным сотрудником в Вашей компании?
Жду вашего ответа.
8. Используйте этот текст письма клиенту, если после встречи с ним вы хотите поинтересоваться его дальнейшими планами:
Тема письма: Ваши планы
Здравствуйте, [Имя] .
Спасибо, что уделили мне время. Теперь хотелось бы узнать, как Вы видите дальнейшее обсуждение нашего вопроса.
Если Вы все еще заинтересованы, то, пожалуйста, проинформируйте о своих планах.
Жду вашего ответа.
[Подпись]
9. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров:
Тема письма: План действий на ближайшее время
Здравствуйте, [Имя] .
Спасибо, что нашли время - сегодняшняя встреча вышла очень продуктивной. Коротко напомню, как мы поступим дальше:
[Дата] : Я вышлю Вам [договор/полный комплект документов] .
[Дата] : Вы передадите мне замечания и пожелания.
[Дата] : Мы внесем все окончательные изменения и подпишем соглашение.
Если Вам понадобится что-то обсудить до этой даты, дайте мне знать.
10. Составьте такое письмо клиенту , если при встрече он хотел получить дополнительную информацию:
Тема письма: Информация по Вашему запросу
Здравствуйте, [Имя] .
Мы были рады познакомиться лично с представителями Вашей организации. Я обещал Вам прислать дополнительные данные о [вопрос] - они находятся в прикрепленном файле.
Готов ответить на любые вопросы. Не стесняйтесь звонить мне по [номеру] в любое время или писать на этот адрес.
[Подпись]
Если клиент не выходит на связь
11. Если клиент не ответил на телефонный звонок, используйте следующий образец написания письма :
Тема письма: Не смог связаться с Вами
Здравствуйте, [Имя] .
Я хотел обсудить с Вами [вопрос] , но, вероятно, Вы оказались заняты. Пожалуйста, перезвоните мне по [номеру] или дайте знать, когда Вам будет удобно, чтобы позвонил я.
[Подпись]
12. Не дозвонились клиенту и оставили ему голосовое сообщение? Дополните его письмом следующего содержания:
Тема письма: Не дозвонился Вам
Здравствуйте, [Имя] .
Я недавно звонил Вам, чтобы обсудить [вопрос] .
[Подпись]
13. Если клиент упорно не отвечает по всем каналам, возможно, у него много дел. Воспользуйтесь таким шаблоном - найти пару секунд на ответ сможет даже очень занятой человек:
Тема письма: Требуется короткий ответ
Здравствуйте, [Имя] .
К сожалению, никак не могу с Вами связаться. Полагаю, что Вы очень заняты или более не заинтересованы в наших услугах.
Пожалуйста, в ответном письме укажите подходящий вариант ответа:
- Пожалуйста, оставьте меня в покое!
- Слишком занят, напишите мне снова через месяц, пожалуйста.
- Я сам свяжусь с Вами.
[Подпись]
14. Если хотите ненавязчиво напомнить о себе - поделитесь с клиентом информацией, которая будет ему полезна:
Тема письма: Полезная информация для Вашего бизнеса
15. Если клиент тянет с оплатой, напомните ему об этом:
Тема письма: Задержка оплаты
Здравствуйте, [Имя] .
[Дата] я отправил Вам счет по электронной почте. Оплата еще не поступила, поэтому прошу узнать, получил ли ваш финансовый отдел наш счет? Если необходимо, я пришлю его повторно. Жду от Вас оплаты в течение недели.
Спасибо за Вашу помощь.
[Подпись]
Эти шаблоны сэкономят вам время для реального общения с клиентами. А чтобы добиться большего эффекта, автоматизируйте создание и рассылку шаблонов через . прямо сейчас - это бесплатно и займет всего пару минут.
<1> Подготовка настоящей статьи осуществлялась при поддержке Central European University (CEU) Special and Extension Programs. Мнение автора, изложенное в настоящей статье, не обязательно должно отражать позицию CEU.
Буркова А., кандидат юридических наук.
Иногда в международной практике встречается такой документ, который называется комфортным письмом (на английском языке - "comfort letter"). Что это такое? Каков его статус по иностранному праву?
Комфортное письмо - это письмо, выдаваемое организацией или лицом, которое выражает поддержку другому лицу.
В международной практике обычно встречаются несколько наиболее распространенных случаев предоставления комфортных писем:
- предоставление комфортных писем головной организацией в отношении ее дочерней организации кредитору дочерней организации. В этих письмах головная организация выражает свое согласие с тем, что дочерняя компания получает финансирование;
- предоставление комфортного письма аудиторскими фирмами для целей размещения акций/облигаций их клиентами. В таких письмах аудиторские фирмы подтверждают финансовые показатели компаний с момента предоставления последней аудированной отчетности, а также подтверждают, что не произошло каких-либо существенных финансовых изменений в деятельности компании по сравнению с тем, как такая деятельность описана в проспекте эмиссии;
- предоставление комфортных писем правительствами, например, подтверждающих согласие правительства, чтобы определенные денежные средства были предоставлены публичным/государственным компаниям или что правительство предоставит все необходимые лицензии какому-либо лицу под определенный проект.
Комфортные письма от правительства часто используют при проектном финансировании. Это связано с тем, что в отличие от обычного кредитования, где все риски, связанные с кредитованием, как правило, полностью берет на себя заемщик, при организации проектного финансирования риски распределяются между несколькими лицами, в том числе между заемщиком, кредитором и иными участниками проекта. Так, управление политическим риском при реализации проектного финансирования, размер которого обычно существен и которое может затрагивать стратегические интересы государства, наиболее целесообразно возложить на государственные органы или правительство, вовлекая их в проект. В этом случае государство берет на себя определенные гарантии о создании на определенный срок специальных условий, способствующих реализации проекта.
В качестве еще одного примера использования комфортного письма за рубежом можно привести комфортные письма надзорным органам. Например , в некоторых странах (Великобритания, Франция и т.д.) стандартной практикой является предоставление комфортных писем надзорным органам соответствующих стран при смене основного акционера банка с иностранным капиталом.
Какую юридическую силу имеют комфортные письма?
На самом деле юридическая сила комфортного письма зависит от его положений и требований законодательства или судебной практики юрисдикции, в которой комфортное письмо было выдано или спор по которому рассматривается.
Как правило, сила комфортного письма ниже юридической силы гарантии или поручительства. Комфортные письма обычно выдаются в случаях, когда гарант не готов предоставить юридически действительную гарантию/поручительство. Например , в связи с тем что гарантия нарушит нормативы гаранта или внутренние положения или договора, либо гарант не хочет, чтобы соответствующие обязательства были поставлены на его баланс, либо потому, что гарант считает, что такого обеспечения достаточно в данном конкретном случае.
В этих случаях, по существу, комфортные письма используются там, где подобие гарантии рассматривается лучше, чем просто ничего. Они не подходят для кредиторов, которые могут в будущем судиться с гарантами.
Интересно, что подход, при котором комфортное письмо не всегда является обязательством, превалирует в англосаксонском праве (Великобритания и США). Однако во Франции и Германии комфортные письма очень часто признают как действительные обязательства. Также есть такое мнение, что если, в комфортном письме указано право и выбор суда, это означает, что намерение сторон заключалось в создании юридически защищаемого документа, и в этом случае комфортное письмо может приравниваться к поручительству или гарантии.
Условия комфортного письма в коммерческой практике обычно покрывают следующие основные моменты:
- подтверждение, что лицо, предоставляющее комфортное письмо, знает о финансировании.
Головная компания говорит, что ей известно о предполагаемом кредите, и она одобряет его. Такое подтверждение направлено на то, чтобы исключить последующие возражения головной компании, что дочерняя компания действовала самостоятельно и поэтому несет всю ответственность самостоятельно;
- обязательство не уменьшать свою долю в организации.
Головная компания соглашается, что до погашения кредита она не будет уменьшать свою долю в акционерном капитале дочернего предприятия. Иногда также указывается, что, если головная компания перестанет владеть дочерним предприятием-заемщиком или уменьшит свою долю в нем, головная компания предоставит гарантию кредитору по обязательствам дочернего предприятия;
- степень поддержки, которая требуется кредиторам.
Может сильно разниться от случая к случаю. Например , головная компания в соответствии с комфортным письмом подтверждает, что не будет получать деньги от дочернего предприятия, если в результате этого дочернее предприятие не сможет выполнить свои обязательства перед кредитором. Однако при такой форме поддержки следует иметь в виду, что головная компания соглашается не выводить деньги из дочернего предприятия, однако она не дает свое согласие предоставлять деньги и оплачивать за свое дочернее предприятие кредитору, если дочернее предприятие не выполнит свои обязательства.
Поддержка может выражаться и в субсидировании: головная компания соглашается предоставить дочерней компании все необходимые средства, чтобы дочерняя компания выполнила свои финансовые обязательства перед кредиторами.
Степень поддержки обычно выражается через намерение - "в наших намерениях" или "по нашей политике". Выражение такого намерения в англосаксонском праве не дает никаких гарантий на будущее, так как считается, что намерения могут измениться.
Показателен в этом смысле спор по делу "Kleinwort Benson Ltd v Malaysia Mining Corpn." В соответствии с обстоятельствами дела истец согласился предоставить денежные средства дочернему предприятию ответчика. Ответчика попросили предоставить гарантию обеспечения обязательств дочернего предприятия по кредиту, но он отказался сделать это. Взамен ответчик предоставил заявителю комфортное письмо, которое говорило о следующем: "В нашей политике - обеспечивать, чтобы бизнес дочернего предприятия велся таким образом, чтобы оно могло исполнить свои обязательства перед Вами". Затем случился обвал на рынке, и дочернее предприятие было признано банкротом. Заявитель пытался получить денежные средства от ответчика, полагаясь на комфортное письмо головной организации. Заявитель считал, что, так как письмо является коммерческим документом, презюмируется, такой документ был предоставлен, чтобы создать юридически действительные обязательства. Суд отказал в удовлетворении иска, отметив, что формулировки комфортного письма по существу своему представляют просто выдержку из внутренних документов (политики) ответчика, поэтому комфортное письмо не может рассматриваться как обещание не изменять такие внутренние правила в будущем, поэтому не может рассматриваться как юридически действительное обязательство. Суд подчеркнул, что вопрос о том, создает ли договор юридически обязательные обязательства, зависит от обстоятельств каждого конкретного случая. По делу "Kleinwort Benson Ltd v Malaysia Mining Corpn" было важно, что стороны были равноправны, что ответчик прямо отказался предоставлять юридически действительную гарантию и что заявитель вместо этого согласился принять комфортное письмо на основании того, что проценты по кредиту будут выше, чем они были бы, если бы ответчик предоставил гарантию.
Форма 1.1
Комфортное письмо банка-гаранта
Бланк кредитной организации
ОАО «АК «Транснефть»
Письмо-подтверждение
Настоящим подтверждаем, что в случае признания победителем {Наименование поставщика} (далее – Поставщик) в закупке по лоту {Наименование и № лота}, {Наименование кредитной организации} (далее – Банк) предоставит по его поручению в Вашу пользу безотзывные банковские гарантии по установленной форме, на следующие суммы:
Гарантия возврата аванса (в соответствии с условиями договора)- {сумма цифрами и прописью};
Гарантия исполнения условий договора - {сумма цифрами и прописью};
Гарантия исполнения обязательств подрядчика в гарантийный период (в соответствии с условиями договора)- {сумма цифрами и прописью}.
Приложение: ___ л.
Подпись уполномоченного лица Кредитной организации
Форма 2 (на поставку МТР)
Расчет цены заявки на участие в закупке
Лот № _________«__________________________________»
(Форма-2 представлена в формате разработки в
Excel
и приложена отдельным файлом в комплекте документации о закупке)
Ф
орма
3
БАНКОВСКАЯ ГАРАНТИЯ
«Банк________» (Открытое акционерное общество), ИНН ___________________, Генеральная лицензия Центрального банка Российской Федерации № __________ от ____ ___________ _______г. расположенное по адресу: ________________________, к/с № ___________________________ в Отделении № 1 Московского ГТУ Банка России, БИК ________________, код ОКПО _________________, именуемый далее Гарант, выступает гарантом
(адрес: _____________________________________, ИНН _____________________, ОГРН _______, КПП __________
), именуемого далее Принципал, перед __________________ (ЗАО «ОМЕГА»), ИНН ____________________/КПП _____________, ОГРН __________, расчетный счет № ____________ в __________________________), именуемым далее Бенефициар, и обязуется в пределах суммы гарантии отвечать за исполнение Принципалом обязательств по участию последнего в
закупке
по Лоту № _____________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________(далее – Закупке), в соответствии с условиями поданной Принципалом Заявки на участие в закупке.
Сумма гарантии: (сумма цифрами и прописью)________ (валюта платежа) .
Срок действия гарантии: с «__» ________ 20__ года по «__» _________ 20__г. включительно 1 .
В том случае, если:
1. Принципал, отзывает свою заявку на участие в закупке в течение 90 дней с даты, определенной для вскрытия заявок на участие в закупке;
2. Участник закупки, уведомленный о присуждении ему договора, в течение 7 рабочих дней откажется подписать договор, в отношении которого объявлена закупка;
3. Участник закупки, в течение 2 часов после проведения процедуры торговой сессии аукциона не предоставил подписанную участником закупки форму 2 «Расчет цены заявки» попозиционно – откорректированную по итогам проведенного аукциона и подписанный участником закупки протокол об итогах закупки.
Гарант обязуется выплатить Бенефициару сумму, не превышающую сумму гарантии, после получения письменного требования о ее уплате, подписанного уполномоченными представителями Бенефициара и скрепленного его печатью, при условии, что в нём будет содержаться указание о том, что эта сумма причитается Бенефициару в связи с тем, что имело место одно или несколько из указанных выше нарушений, уточнив, имевшее место нарушение или нарушения.
Требование платежа по гарантии должно быть получено Гарантом до истечения срока действия гарантии по адресу: _______________________________ (указывается полный почтовый адрес банка, выдавшего гарантию).
Выплата Гарантом суммы гарантии должна быть произведена в течение пяти рабочих дней с момента получения Гарантом письменного требования Бенефициара. Обязательства Гаранта по выплате суммы гарантии считаются исполненными надлежащим образом с даты списания денежных средств с корреспондентского счета Гаранта.
Настоящая гарантия является безотзывной.
Принадлежащее Бенефициару по настоящей гарантии право требования к Гаранту не может быть передано другому лицу.
Действие настоящей гарантии прекращается по основаниям, предусмотренным Статьей 378 Гражданского кодекса Российской Федерации.
Настоящая гарантия подчиняется законодательству Российской Федерации.
Все споры по настоящей гарантии будут решаться в Арбитражном суде _____________ (по месту нахождения филиала Гаранта, выдавшего гарантию).
Подпись уполномоченного лица Банка
Печать Банка
ф
орма
4
Участник закупки
________________________________________
Подтверждение согласия с условиями договора
Участник закупки ознакомился и изучил документацию о закупке, а также условия договора (поставки товара, оказания услуг, выполнения работ)
по лоту №____________ «____________________________» и подготовил свою заявку на участие в закупке в соответствии с условиями, указанными в документации о закупке, без каких-либо оговорок.
Участник закупки понимает, что не имеет права вносить изменения в заявку на участие в закупке и обязуется в случае выбора победителем закупки заключить договор в соответствии с условиями закупки и прилагаемым проектом договора.
ф орма 4.1.
Участник закупки
________________________________________
Подтверждение согласия на невозврат обеспечения заявки на
участие в закупке (перечисление денежных средств
на расчетный организатора закупки)
Участник закупки ознакомился и изучил документацию о закупке по лоту №____________ «____________________________ ».
Участник закупки согласен с тем, что денежные средства, внесенные в качестве обеспечения заявки на участие в закупке, не возвращаются в случае если:
Участник закупки, уведомленный о присуждении ему договора, в течение 7 дней откажется подписать договор, в отношении которого объявлена закупка.
Ф
орма
5
Участник закупки
________________________________________
Список ПРИВЛЕКАЕМЫХ СУБАГЕНТОВ
по лоту №__________
Участник закупки обязан привлечь субподрядные организации из числа субъектов малого и среднего предпринимательства (если такое требование установлено в извещении о закупке)
| № п/п | Наименование субагента | Адрес фактического местонахождения субагента | Является ли привлекаемый субагент субъектом малого или среднего предпринимательства | Перечень поставляемых товаров, выполнения работ, оказания услуг по лоту | Объем поставляемых товаров, выполнения работ, оказания услуг, тыс. руб. с учетом НДС | Общая численность персонала, чел. | Объем поставляемых товаров, выполнения работ, оказания услуг в % от общей стоимости лота |
| 1 | Да/Нет | ||||||
| 2 | Да/Нет | ||||||
| 3 | Да/Нет |
Примечание:
1. Под субагентом понимается: любая организация (дилер, представитель, производитель, изготовитель, исполнитель и т.п.), привлеченная к поставке товаров, выполнения работ, оказания услуг.
Дополнительные требования к участнику закупки:
1. Если планируется приобретение товаров, работ, услуг через субагентов, то необходимо указать организации с кем непосредственно будут заключены сделки на поставку товаров, оказания услуг, выполнения работ с указанием конечного производителя (исполнителя) и с приложением договорных отношений (участник закупки - субагент, субагент – производитель, исполнитель).
2. В случае, если в закупке участвует сам производитель (исполнитель), данная форма представляется с указанием информации «По лоту №______ субагенты не привлекаются».
3. В обязательном порядке необходимо указать является ли привлекаемый субагент субъектом малого или среднего предпринимательства.
4. При планировании поставки труб и деталей с внутренним силикатно-эмалевым покрытием, необходимо равномерно распределять заказы на нанесение покрытия на заводах-изготовителях, включенных в Реестр ОВП ОАО «АК «Транснефть».
Если банковская организация требует его предоставления, то пригодится наш образец рекомендательного письма в банк от контрагента. Также прикреплен бланк. Эта форма не является единственно верной, однако в ней отражены все необходимые моменты.
ФАЙЛЫ
С недавнего времени банки стали обращаться к юридическим лицам с просьбой предоставить рекомендательное письмо от одного из контрагентов. Банкиров можно понять, ведь нередко клиенты пользуются предоставленными займами, приобретают услуги лизинга крупных объектов и пр. Рекомендательное письмо в этих случаях минимизирует риск образования безнадежного долгового обязательства.
Что же касается юридической оправданности такой процедуры, то она предусмотрена в Указаниях Банка России №3179-У от 21 января 2014 года.
Таким образом, банковская организация вправе запрашивать рекомендательные письма от контрагентов в любом объеме.
Кого выбрать в качестве контрагента
Для того чтобы предоставить желаемое для банка, необязательно проводить опрос среди всех контрагентов, с которыми организация когда-либо имела дело. Можно выбрать нескольких, руководствуясь следующими принципами:
- Рекомендующий контрагент обслуживается в том же банке, в который подается заявка (и который послал запрос о рекомендательном письме). Так у сотрудников банка есть возможность убедиться в ответственном отношении рекомендующего в финансовых вопросах, проследить за движением его средств в своем ведении.
- Рекомендующий много и долго сотрудничает с организацией. С ним не бывает проблем, задержек, судебных тяжб и иных «приключений». Все-таки сроки сотрудничества играют большую роль при доказательстве ответственного подхода к делу.
- Контрагент известен, находится на хорошем счету у банков, не имеет проблем с заключением сделок. В принципе, подойдет любая крупная организация, которая наработала себе хорошую репутацию.
Если никаких контрагентов с такими характеристиками не имеется, то придется выбирать из того, что есть.
Стоит отметить, что при недостаточной поддержке со стороны контрагентов либо при отсутствии ответа на запрос рекомендательного письма от контрагента банк вправе отказать своему клиенту в обслуживании, приостановить осуществляемые операции. Так что необходимо отнестись ответственно к запросу предоставления какой-либо документации.
Составные части документа
Рекомендательное письмо составляется в свободной форме. При его написании стоит руководствоваться общими правилами, установленными для деловой переписки. В верхней части прописываются реквизиты контрагента (лучше всего оформить его на специализированном бланке этой организации), а также дата. Без указания последней банк может не принять документ, так как рекомендательные письма ему необходимы свежие (это подразумевается при запросе, хотя может и не быть указано в самом его тексте).
Главное, что интересует сотрудников банковской организации, – это то, насколько стоит доверять тому или иному действующему либо потенциальному клиенту. Так что в рекомендации желательно затронуть следующие моменты:
- Реквизиты и наименования обеих организаций.
- Являются ли компании друг для друга контрагентами.
- Договор, заключенный между организациями. Указываются его номер и дата подписания.
- В течение какого времени компании сотрудничают.
- Были ли со стороны рекомендуемого какие-либо безответственные шаги и нарекания (так как это рекомендательное письмо, то подразумевается по умолчанию, что их не было).
- Выполнил ли контрагент долговые обязательства, если такие возникали между контрагентами.
Завершается бумага подписью руководителя рекомендующего контрагента и датой. При возможности ставится «живая» печать. Этот штрих придает вес рекомендации. Хотя с 2014 года отношение к печати значительно изменилось.
Возможные ошибки при составлении
Когда организация собирает запрашиваемый пакет рекомендаций, не надо собирать подписи с разных контрагентов, используя для этого один и тот же текст с идентичными и размытыми формулировками типа «продолжительное сотрудничество».
Например, должно быть указано разное количество заключенных с контрагентом контрактов, разная продолжительность сотрудничества. Нелишним будет указание дополнительных моментов, характеризующих взаимодействующих как ответственных деловых партнеров, выполняющих взятые на себя обязательства.
Новые организации
Если деловая репутация компании находится в стадии формирования, бессмысленно запрашивать у нее рекомендательные письма в банк от контрагента. Этот момент необходимо сразу же прояснить при возникновении деловой переписки с банковским работником. Но даже в ситуации, когда предоставление невозможно, стоит ответить на запрос корректно, используя конкретные формулировки.
Возможно, банк удовлетворит репутация отдельного лица – руководителя обратившейся организации. Стоит обсудить эти моменты, стремясь прийти к конструктивному решению, удовлетворяющему обе стороны.
Возможно, при начале возникновения ИП или юридического лица имеет смысл обратиться в более мелкие банковские организации, не запрашивающие рекомендательных писем.
Приложения
В качестве оснований для заверений можно приложить копии договоров, указанных в письме. Чем крупнее суммы и продолжительнее отношения, тем лучше. Не стоит также что-либо скрывать от банковских работников. Возможно, будет достаточно изменения формулировок.
Например, если при взаимодействии контрагентов имелись некоторые мелкие нарекания, то в письме стоит написать, что ни по одному из договоров крупных нареканий выявлено не было. С одной стороны, это положительная характеристика, с другой – не скрывается факт мелких нареканий.
В общем, образец рекомендательного письма в банк от контрагента, прилагаемый в верхней части текста, является оптимальным вариантом. Его можно редактировать, подстраивая под конкретную ситуацию и характер взаимодействия контрагентов. Все основные моменты будут должным образом описаны.
