Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы именуется служебной командировкой (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Направление работника в командировку производится на основании соответствующего приказа. Как составить приказ о направлении в командировку, расскажем в нашей консультации, а также приведем для приказа на командировку образец 2018 - 2019 года.
Составляем приказ о направлении работника в командировку
Приказ о направлении работника в командировку составляется в произвольной форме. Для удобства можно использовать унифицированные бланки, которые в настоящее время не являются обязательными к применению (Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ). Так, в качестве образца приказа о командировке работника можно использовать унифицированную форму № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку». А если необходимо оформить направление в командировку сразу нескольких сотрудников, удобно воспользоваться формой № Т-9а (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1).
Независимо от того, составляется ли приказ по унифицированной или самостоятельно разработанной форме, образец приказа о направлении в командировку должен содержать, в частности, следующую информацию:
- Ф.И.О. и должность командируемого работника;
- место командировки;
- срок командировки.
Для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку в приказе целесообразно указать также цель направления работника в командировку.
С приказом о командировке необходимо ознакомить соответствующего работника под роспись.
Приведем для приказа о направлении работника в командировку образец заполнения.
Для приказа о командировке (образец 2018 - 2019) скачать бланк можно по приведенной ниже ссылке.
Если командировка отменяется по какой-либо причине, можно составить соответствующий приказ по форме, приведенной в отдельной .
В тех случаях, когда постоянная работа сотрудников осуществляется в пути или имеет разъездной характер, речь идет не о служебных командировках, а о служебных поездках (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). В то же время направление работника в служебную поездку может также сопровождается составлением приказа по форме, приведенной выше.
Обращаем внимание, что для признания расходов по командировке или служебной поездке в целях налогообложения прибыли составление приказа обязательно.
Периодически в компаниях возникает необходимость отправлять работника в командировку в другую местность, отличную от местонахождения предприятия, для решения производственных вопросов в интересах фирмы. Командировкой считается выполнение работником задания свыше одного дня вне своего рабочего места. Для ее оформления руководитель должен составить приказ о направлении работника в командировку.
В настоящее время приказ о командировке остается основным обязательным для заполнения документом при отправлении работника в служебную поездку. С 2015 года организация может не составлять служебное задание, отчет о командировке и командировочное удостоверение. Их применение оставлено на усмотрение компании, и если эти документы используются, информация об этом должна быть отражена в соответствующем внутреннем акте.
На больших предприятиях существует также планирование предстоящих командировок на текущий год, которое оформляется в виде утвержденного графика.
За несколько дней до служебной поездки руководитель принимает решение о командировании сотрудника в соответствии с нуждами предприятия. Он может издать служебное задание или в устной форме поручить отделу кадров составить приказ на командировку. При этом он должен обозначить ответственных лиц, цель, место и срок командировки. Поэтому для избежания недоразумений, желательно все же составлять документальное обоснование, которое будет содержать все эти сведения.
На основе полученного распоряжения инспектор отдела кадров составляет приказ о командировке и доводить его содержание до сведения направляемого в служебную поездку работника. Этот документ необходим для получения финансирования предстоящих расходов, а также правильного оформления отсутствия работника. После ознакомления сотрудник, как правило, составляет служебную записку с предварительным расчетом предстоящих затрат на поездку, на основе которой ему выделяются денежные средства.
Командировка в табеле учета рабочего времени отмечается специальным буквенным кодом «К» или цифровым «06». В данное время за работником сохраняется его рабочее время и средний заработок.
На усмотрение руководства в организации могут составлять командировочное удостоверение, в котором в день отъезда делается отметка о выбытии сотрудника. Также, если это установлено внутренними правилами документооборота, то при отбытии и прибытии сотрудников кадровый работник может делать отметки в журнале регистрации командированных работников.
Как правильно составить приказ на командировку
Приказ оформляется либо на , либо путем применения унифицированных форм Т-9 или Т-9а. Специализированные программы предоставляют возможность заполнять приказы по стандартным формам автоматически.
В верхней части документа записывается название компании, код ее регистрации в статистике . Далее указывается дата издания приказа, его номер по порядку, который фиксируется в книге регистрации предприятия.
После этого необходимо заполнить личные данные сотрудника, отправляемого в командировку, его табельный номер, должность, наименование структурного подразделения - его места работы в организации.
Приказ на командировку должен обязательно содержать информацию о месте служебной поездки с расшифровкой страны, города и названия принимающей организации. Также заполняется информация о продолжительности поездки в календарных днях с точным указанием дня начала и окончания служебной поездки.
Ниже нужно внести запись о цели направления сотрудника в командировку, и определить организацию, которая будет осуществлять финансирование данной поездки.
Инспектор кадров должен заполнить основание для командировки. Это может быть договор, план командировок, служебное задание (если оно составляется) и т. д.
Документ заверяется подписью руководителя компании с указанием его должности и личных данных.
С приказом работника нужно ознакомить под роспись с расшифровкой Ф.И.О и проставлением даты подписания.
Нюансы
При командировании группы работников фирмы может оформляться общий приказ по стандартной форме Т-9а. В нем данные представлены в виде таблицы, в столбцах которой указываются поименно все направляемые в командировку сотрудники, а в строках обязательные для заполнения реквизиты.
В основном финансирование служебных поездок осуществляется за счет средств организаций, отправляющих своих работников. На практике встречаются случаи, когда эти расходы может нести сторонняя организация (например, принимающая сторона). В этом случае в соответствующей строке указывается наименование предприятие, отличное от фирмы-работодателя сотрудника.
Форма Т-9 используется в качестве стандартного бланка, для приказа на отправление сотрудника в поездку по служебной необходимости, проще говоря – в командировку. Основная информация, которая должна содержаться в этом документе: дата заполнения, личные данные сотрудника, место назначения (должно отличаться от постоянного места работы командировочного) и цель поездки. Подписывается форма Т-9 руководителем организации и тем сотрудником, который отправляется в командировку.
Скачать приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9
ФАЙЛЫ
Кто составляет приказ на командировку
Форму Т-9 должен заполнять либо специалист кадрового отдела, либо бухгалтер предприятия. Но для этого у них должно быть соответствующее распоряжение руководителя организации.
Особенности заполнения
Форма Т-9 предназначена для заполнения только на тех работников организации, которые большую часть времени находятся на основном месте работы. Для тех сотрудников, в чей функционал входят постоянные разъезды (например, водители), приказы на командировку писать не нужно.
Следует учесть, что предварительного согласия на командировку у сотрудников спрашивать не нужно – руководство имеет право отправить в служебную поездку любого работника на свое усмотрение.
Исключения составляют те, кто имеет детей до трехлетнего возраста, а также матери и отцы-одиночки – эти категории работников могут быть отправлены в командировку только с предварительного согласия.
Заполнение приказа по форме Т-9
Часть 1
Условно форму Т-9 можно поделить на 3 части. Первое, что нужно указать в приказе на командировку: наименование компании с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО). Затем в приказ вписывается код ОКПО (берется он из правоустанавливающих документов), номер приказа по внутреннему документообороту, а также дата его заполнения.
Часть 2
Вторая часть данного документа включает в себя основные сведения. Здесь необходимо вписать личную информацию о сотруднике: ФИО (полностью), его табельный номер, должность и структурное подразделение (отдел), к которому он относится. Далее пишется место назначения (страна и город), срок командировки (в календарных днях) с указанием даты ее начала и окончания.
Обращайте внимание на подсчёт дней
При оформлении формы Т-9 важно правильно подсчитать командировочные дни – поездка должна быть рассчитана со дня отъезда на день приезда. То есть, в том случае, если по проездному документу время отправления 23:45, этот день необходимо включить в срок командировки (то же самое касается дня приезда). Если командировочный приезжает ночью в 00:05 – этот день также должен быть включен в поездку.
Часть 3
В третьем разделе нужно обозначить цель командировки и обязательно прописать за чей счет она будет оплачена.
Цели поездки можно условно поделить на два вида.
Общие цели:
- закупка сырья, оборудования, материалов для деятельности организации;
- переговоры с партнерами, заключение новых сделок, договоров, контрактов;
- личное участие представителя компании в спорных переговорах;
- поиск новых поставщиков и знакомство с новыми рынками сбыта;
- получение новых умений, знаний и навыков, научные изыскания.
Узконаправленные цели
- контроль за работой филиала, структурного подразделения;
- обучение молодых специалистов;
- ремонт и обслуживание техники и оборудования в филиалах и структурных подразделениях.
Чуть ниже после строк о целях и оплаты поездки нужно внести ссылку на документ, который послужил основанием для командировки. После того, как приказ оформлен по всем правилам, его нужно предоставить на подпись директору организации. В самую последнюю очередь форму Т-9 о командировке должен подписать и сам сотрудник, направляемый в служебную поездку. Напротив его подписи ставится дата создания приказа.
Нужна ли печать на форме Т-9
Как свидетельствует ГОСТ «Унифицированная система документации» печать на приказе на командировку ставить не нужно, поскольку данный документ относится к внутренней документации предприятия и заверять его подлинность нет необходимости.
Подтверждение командировочных расходов
При возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию организации все документы, подтверждающие его затраты. Это могут быть:
- проездные билеты, чеки о платной автодороге, парковке и т.п;
- чеки с автозаправочных станций о суммах, потраченных на бензин (при поездке на личном автомобиле);
- чеки, счета, квитанции из гостиниц или отелей о тратах за съем комнат;
- любые другие платежные документы, повреждающие расходы, связанные с командировкой.
На основании этих чеков и квитанций нужно будет либо вернуть часть полученных авансом командировочных либо получить компенсацию за израсходованные сверх аванса средства.
Что будет если отправить сотрудника в командировку без приказа
В этом случае возможны следующие последствия:
- невозможность работником официально подтвердить командировочные затраты;
- штрафные санкции при внезапной налоговой проверке.
Приказ на командировку – это распорядительный документ, в соответствии с которым работник направляется в командировку. Форма Т-9 предназначена для одного работника, а форма Т-9а – для группы работников.
ВНИМАНИЕ: Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 отменено обязательное оформление и командировочного удостоверения.
Заполнение формы Т-9
В верхней строке указывается наименование организации или ИП (например, ООО «Морковь» или ИП Сергеев П.П.). Далее вписываем индивидуальный номер документа и дату его составления.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Ниже срок командировки: первый день – это день отъезда из места постоянной работы, последний день – это день возвращения.
Цель командировки и строка «Основание» заполняются согласно сведениям служебного задания, выданного сотруднику.
Строка «Командировка за счёт средств». Указывается источник финансирования командировки.
Внизу ставятся подписи руководителя организации и командируемого работника.
Когда нужно отправить работника для выполнения задания за пределы места его работы, то есть командировать, необходимо соответствующее распоряжение руководителя. Фиксируется оно в приказе установленного образца (так называемой форме Т-9). При его подготовке крайне важно следовать всем действующим требованиям и не упустить необходимые реквизиты. О том, как правильно создать такой документ, будет рассказано дальше.
Мы объясним, что может служить основанием для издания приказа о направлении работника в командировку, и каковы особенности его составления. Кроме того, предлагаем воспользоваться образцом и формой такого документа для упрощения его подготовки.
Основания для издания приказа о направлении в командировку
Приказ о командировании работника, как правило, составляется при наличии соответствующего служебного задания. Это первичный документ, который оформляется, когда возникает необходимость в направлении кого-либо в командировку. И только после этого издается приказ.
Служебное задание может быть оформлено в соответствии с образцом, утвержденным Госкомстатом (форма Т-10а). Сегодня его использование не носит обязательного характера, но все еще широко распространено. В задании указываются название компании, сведения о работнике, которого необходимо направить в командировку, цель и условия ее проведения. Задание подписывает начальник того подразделения, где работает лицо, направляемое в командировку, после чего документ утверждает директор компании или другой уполномоченный сотрудник. Готовое служебное задание передается в кадровую службу для оформления на его основании приказа о командировании. По возвращении из поездки в документе заполняется раздел «Краткий отчет о выполнении задания».
Особенности составления приказа о направлении в командировку
Госкомитет по статистике (Госкомстат) разработал форму приказа о командировании Т-9, которой стоит придерживаться для фиксации собственных распоряжений о направлении работников в другие населенные пункты. Эта форма утверждена приказом ведомства от 5 января 2004 года №1 и содержит все реквизиты, необходимые для такого рода документов.
В большинстве случаев процедура откомандирования работника выглядит следующим образом:
- 1 этап – подготовка проекта приказа о командировке, которая осуществляется специалистом кадровой службы исходя из служебного задания.
- 2 этап – утверждение документа руководителем компании.
- 3 этап – передача подписанного приказа в бухгалтерию, которая выдает аванс работнику, отправляющемуся в командировку.
Придерживаться этой схемы распределения задач необязательно. Подготовкой приказа может заниматься и бухгалтерия, а в малом бизнесе нередко практикуется самостоятельное оформление таких документов руководителем.
Важно: если в командировку едут сразу несколько работников, используется другой образец приказа, а именно Т-9а, в соответствии с которым в табличном виде указывается информация о каждом откомандированном и условиях его командировки.
В приказе, содержащем распоряжение о командировании, должны в обязательном порядке присутствовать следующие реквизиты:
- Название компании, в которой работает откомандированный, и присвоенный ей код ОКПО.
- Регистрационный (порядковый) номер по специальному журналу и дата составления приказа.
- Название документа. Это может быть приказ либо распоряжение о направлении работника в командировку.
- Сведения о работнике, который направляется в командировку – ФИО, должность (профессия, специальность), табельный номер, подразделение, где он работает.
- Цель командирования. Ее специалист кадровой службы, оформляющий проект приказа о командировке, дублирует из служебного задания.
- Основание для направления откомандированного за пределы места постоянной работы. Указываются номер и дата выдачи соответствующего документа.
- Место назначения. Упоминается название организации, в которой будет проходить командировка, населенный пункт и страна.
- Период и срок выполнения задания. Руководитель определяет, сколько календарных дней будет длиться командировка. В приказе конкретно указывается дата выезда откомандированного и его прибытия. При этом в первом случае речь идет о дне отправления транспортного средства от места работы, а во втором – о дне его возвращения в организацию.
- Подпись директора или другого лица, наделенного соответствующими полномочиями, с указанием фамилии, инициалов и должности. Если в командировку отправляется сам руководитель, он может подписывать приказ на самого себя.
- Отметка об ознакомлении с приказом работника, которого он касается.
Важно: кроме обязательных реквизитов, в приказе о командировке может содержаться дополнительная информация, например о том, за счет каких средств будут платиться командировочные.
Отпечаток печати на приказе не проставляется, поскольку это внутренний документ организации (дополнительное подтверждение его подлинности не требуется).
