Разумеется, что ничего страшного за день – два отсутствия работника не произойдет, но при более длительных временных промежутках администрации предприятия приходится задуматься о том, кто будет исполнять обязанности отсутствующего сотрудника. Именно для этого предусмотрено законодательством в статье 60.2ТК РФ возможность совместить профессии или расширить зону обслуживания работника с увеличением объема производимых работ. Также возможно в отсутствие основного специалиста возложить исполнение его трудовых обязанностей на коллегу по работе без освобождения от основной деятельности. Согласно ст. 72.2 руководитель имеет право временного перевода для выполнения другой работы на срок до одного года в связи с производственной необходимостью и замещения временно отсутствующего сотрудника в тот период, когда за ним сохраняется рабочее место.

Каждый человек имеет право на отпуск. Однако учитывая тот факт, что каждая штатная единица в организации исполняет свои обязанности, на период отсутствия сотрудника его обязанности обычно возлагаются на другого человека. При этом такое действие в обязательном порядке оформляется документально в полном соответствии с нормативно-правовыми требованиями.

Каким образом возможна передача обязанностей? Об этом расскажем в данной статье. Нужно понимать, что возложение любых обязанностей на сотрудника, причем не обязательно временных, но и постоянных, должно оформляться соответствующим приказом.
Если речь идет о полном возложении обязанностей в связи с увольнением или сокращением сотрудника, то изменения также вносятся и в должностную инструкцию.

Инфо

Возложить обязанности отсутствующего работника на одного из его коллег возможно только с письменного согласия человека, которому вменяются дополнительные трудовые обязательства. Прежде всего, необходимо в письменной форме сделать ему предложение временно расширить должностные функции на период, пока человек, занимающийся этой работой на постоянной основе, находится в очередном или в другом виде отпуска.

Только получив согласие, издается приказ с указанием сроков исполнения этих обязанностей и конкретных функций, который он должен выполнять в этот период времени. После регистрации приказа (присвоения номера и указания даты издания, визирования начальником) работник, на которого возлагаются обязанности, должен быть ознакомлен с ним под личную роспись.

Определенной формы приказа в данном случае не существует.

• Приказ о возложении обязанностей на время отпуска: образец
• Как оформить возложение обязанностей временно отсутствующего работника?
• Приказ о возложении обязанностей: тонкости вопроса
• Приказ в связи с производственной необходимостью возложить обязанности
• Как работнику вменить дополнительные обязанности

Приказ о возложении обязанностей на время отпуска: образец Важно заметить, что такое изменение структурного подразделения можно считать только в том случае, если оно изначально было зафиксировано в трудовом договоре, что следует принимать во внимание.

Образец приказа о возложении дополнительных обязанностей на работника

При этом начальство должно осознавать, что в таком случае будет конкретное расширение зоны обслуживания, поскольку человек должен будет выполнять свою работу и ушедшей в декрет коллеги. Поэтому, согласно нормам закона обязательно должно быть письменное согласие сотрудника, на которого возлагаются обязанности и предусмотрен перерасчет заработной платы с учетом выполняемой дополнительной работы.

Заключение срочного трудового договора на время декретного отпуска Поскольку понятно, что уходя в дородовой отпуск, женщина будет отсутствовать на работе довольно значительный промежуток времени, руководитель может принять постороннего человека на данную должность. Согласно статье 59. 1 ТК РФ, важно помнить, что за работницей, ушедшей в декретный отпуск, сохраняется место работы и выйти на работу она может в любой момент.

Можно ли возложить на работника дополнительные обязанности и как это сделать?

Например: РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ВЕТЕР» ПРИКАЗ «06» марта 2015 года № 17-П город Самара О возложении обязанностей механика В связи с отсутствием в штатном расписании предприятия должности главного механика Приказываю:

1. Возложить обязанности главного механика на главного инженера Тимофеева А. В.
2. Контроль исполнения данного приказа оставляю за собой.

Директор ООО «Ветер» Карпов И.

И. С приказом ознакомлен: Главный инженер Тимофеев А. В. Дата Подпись Если за исполнение обязанностей устанавливается определенная доплата, то этот факт отражается в приказе отдельным пунктом.

Обязанности кассира Если в штате нет единицы кассира, то приказ может выглядеть подобным образом. Но часто встречаются ситуации, когда вакантная должность имеется, но руководство не спешит брать на нее отдельного работника.

Menu

Таким образом, возложение на работника дополнительных обязанностей, не соответствующих той должности (специальности, квалификации), на которую он был принят на работу, является переводом на другую работу. При установлении факта перевода на другую работу сначала необходимо обратиться к соответствующим тарифно-квалификационным справочникам (для рабочих) и должностным инструкциям (для служащих).
В иных случаях имеет место перевод на другую работу, который, как правило, осуществляется с согласия работника. Образец приказа о возложении дополнительных обязанностей на работника Оформляя договор о выполнении обязанностей женщины, находящейся в декретном отпуске, в условиях не может быть прописано конкретное число его окончания, поскольку никто не знает, когда она приступит к работе.

Образец приказа о возложении обязанностей

Если администрация предприятия предлагает работнику совместить несколько профессий при продолжении работы по той же квалификации, специальности, должности, то в таком случае имеет место изменение существенных условий труда. Подобные действия со стороны администрации допускаются в связи с изменением организации производства и труда (ст.

Внимание

КЗоТ) — изменение в технике и технологии производства, совершенствование структуры управления и т.п. Об изменении существенных условий труда администрация должна предупредить работника не позднее чем за два месяца.

В случае отказа работника продолжить работу в новых условиях, если прежние не могут быть сохранены, трудовой договор подлежит прекращению в соответствии с п. 6 ст. 29 КЗоТ. Е.

Возложение обязанностей в связи с производственной необходимостью

Как правильно составить приказ? Только правильное возложение обязанностей, выполненное по всем предписанным нормам, может гарантировать не только полную правовую защищенность всем участникам дела, но и безопасность с точки зрения государственных и инспекционных проверок. На первом этапе необходимо получение письменного согласия работника на принятие новых обязанностей. Так, работнику может быть предложено совмещение должностей. Пример: Образец предложения о совмещении должностей Второй этап - составление приказа о возложении обязанностей с указанием срока действия приказа, непосредственно обязанностей, которые необходимо выполнять, размера оплаты с учетом дополнительной работы.
Общая продолжительность такого отпуска составляет от 140 до 194 дней, в зависимости от количества рожденных одновременно детей и сложности родов. Также закон разрешает по окончании больничного листа оформить мамочке отпуск по уходу за ребенком вплоть до исполнения малышу трех лет (ст.
256

ТК РФ). Уходя в декретный отпуск, сотрудница никогда наверняка не может знать, сколько она будет отсутствовать на работе, поскольку обстоятельства порой могут заставить менять все планы. Поэтому, после издания приказа о предоставлении декретного дородового отпуска работнице, руководитель имеет право вменить ее обязанности другому работнику, либо оформить срочный трудовой договор, как со штатным работником, так и принять нового человека.

В таких случаях можно воспользоваться нормами ст. 60. 2 ТК РФ, оформив внутреннее совмещение на одного из уже работающих в организации сотрудников.

Принципиальный вопрос Порядок возложения обязанностей временно отсутствующего работника изложен в статьях соответствующего национального законодательства. В ТК РФ указано, что таковое мероприятие производится только с согласия сотрудника.

Это означает, что кадровик должен заручиться документом, в котором оно выражено. Юристы рекомендуют подписать дополнительное соглашение. В нем указываются следующие данные:

• Стороны договора.
• Перечень обязанностей или должностей.
• Объем работ.
• Доплата.
• Сроки действия.

Подписание подобного соглашения и будет означать письменное согласие сотрудника. На его основании составляется приказ о возложении обязанностей временно отсутствующего работника. В таковом документе указываются перечисленные выше данные.

Замещение в связи с производственной необходимостью

Иногда такой способ более оптимален, чем перераспределение обязанностей. Однако руководители идут на него крайне неохотно. Все дело в финансах.

Вновь нанятому служащему придется платить весь оклад, в то время как со штатного сотрудника и половины бывает достаточно. Получается серьезная экономия фондов. Есть еще такой нюанс, как введение в курс дела. Новый человек незнаком с тонкостями производства. Следовательно, его работа будет хромать и подводить других. Временное возложение обязанностей можно проводить на срок до одного года или до выхода основного работника. В случае перевода, за человеком сохраняется место службы.

От форс-мажора не застрахован никто, в том числе и руководитель предприятия. И нередко случается так, что запланированный еще несколько месяцев назад отпуск требуется перенести.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Возможно ли это по закону, как все правильно оформить и о каких нюансах следует знать и помнить?

Перенос отпуска по производственной необходимости — явление далеко не редкое на предприятиях и организациях.

Хотя графики отпусков составляются на год вперед – если быть точным, то не позднее, чем за две недели до начала нового календарного года, то есть до 1 января, — после согласования с руководством, профсоюзом и коллективом, нередко возникают чрезвычайные обстоятельства, когда в них нужно внести изменения.

При этом инициатором может быть как работодатель, так и его подчиненный.

Что говорит закон?

Согласно Трудовому Кодексу российской Федерации, перенос отпуска по инициативе работодателя или его продление может осуществляться по статьям 124 и 125 данного законодательства, но исключительно с согласия работника и при наличии официальных документов.

Ими выступают:

• письма-предложения к сотруднику о переносе отпуска;
• приказ по учреждению о внесении изменений в составленный ранее график отпусков;
• заявление сотрудника.

В каждом индивидуальном случае могут потребоваться дополнительные справки и документы, подтверждающие нетрудоспособность сотрудника, тяжелые условия работы, несовершеннолетний возраст и т.д.

В этой же статье Трудового Кодекса России перечислены основные и частые причины, которые могут стать основанием для корректировки графика отпусков.

Причины

По каким причинам может понадобиться перенос законного и запланированного отпуска?

Сюда можно отнести следующие:

• Если сотрудник находится во время официального отпуска при выполнении государственных обязанностей, которое предполагает официальное освобождение от работы.
• Производственная командировка: работодателю необходимо срочно направить сотрудника в деловую поездку, в которой никто другой в силу компетентности или полномочий его заменить не может.
• Если возникает необходимость в присутствии именно этого сотрудника на рабочем месте в силу особенностей деятельности организации, налоговой или аудиторской проверки и других особенных обстоятельств.

Работника могут отозвать из отпуска, если его отсутствие нанесет вред предприятию или организации, но только с его согласия.

Обычно работодатель и сотрудник договариваются между собой, сотрудник пишет заявление от своего имени, что сам хочет перенести отпуск на другое время, а начальство его подписывает.

Тогда перенос сроков происходит автоматически. Но оформить официальный приказ все равно необходимо на случай проверки.

В каких случаях это невозможно?

Перенос ежегодного очередного отпуска невозможен, если:

• работник относится к одной из категорий сотрудников, которые имеют право на отпуска вне очереди и могут сами выбирать дату его начала: беременные и кормящие женщины, матери, воспитывающие детей в возрасте до 3 лет, мужья, жены которых находятся в положении или в декрете, инвалиды различных степеней, ветераны и т.д.;
• если сотрудник не достиг совершеннолетия, то есть, 18 лет;
• если трудовая деятельность связана с пребыванием в опасных для жизни и вредных условиях.

Как оформляется перенос отпуска в связи с производственной необходимостью?

Составление приказа

Приказ составляется для того, чтобы в были официально внесены соответствующие изменения.

Приказ пишется от имени директора. В нем четко должны быть указаны причины, по которым возникла необходимость в переносе отпуска, должны быть отданы указания работникам отдела кадра о внесении изменений в график отпусков организации и другую сопутствующую документацию. Сроки, на которые откладывается отпуск, могут и не указываться.

Приказ подписывается директором организации и начальником юридического отдела организации.

В обязательном порядке с ним должен быть ознакомлен сотрудник (что также указывается в приказе и заверяется подписью работника) и другие лица, имеющие непосредственное отношение к изменению графика – например, сотрудники отдела кадров.

Образец приказа

Уведомление

В Трудовом Кодексе России не указаны четко требования к оформлению любого из документов, связанных с переносом или продлением отпуска.

Все бумаги составляются в произвольной форме.

Необходимо только придерживаться стандартных реквизитов заявления и обязательно заверять все подписями.

Уведомление работника

Требуется ли заявление сотрудника?

Заявление сотрудника, если официально оформлять перенос отпуска по всем правилам, требуется.

Составляется оно в произвольной форме: в «шапке» указывается должность директора, его фамилия и инициалы, должность, фамилия и инициалы сотрудника, в самом заявлении прописывается дата, на которую будет перенесен отпуск, и согласие работника с таким переносом.

Внизу ставится дата написания заявления и подпись сотрудника.

Заявление работника

Образец документа можно скачать тут:

Как определяется дата переноса?

В Трудовом Кодексе РФ никаких четких требований к определению новых сроков и дат не установлено.

Но при этом нельзя переносить отпуск сроком более чем на один год – сотрудник должен использовать все положенные ему дни в течение 12 месяцев со дня переноса или прекращения отпуска.

Сотрудник имеет право сам выбирать время нового отпуска.

Что касается отпускных, то тут есть такой маленький нюанс: выплаты начисляются исходя из среднего заработка работника, но при этом заработной платой не считаются.

Таким образом, если сотрудник получил отпускные деньги и ушел в отпуск, но «не догулял» его, так как был вызван начальством на работу, отпускные деньги он не возвращает – по закону работодатель не имеет права их изымать.

За отработанные часы и дни во время отпуска зарплата сотруднику начисляется как обычно, независимо от того, получил он отпускные деньги или нет. Перерасчет будет проведен во время начисления отпускных в следующем году, если сотрудник не согласен добровольно вернуть их в кассу.

О внутренних документах организации многие сотрудники знают только понаслышке - докладные записки путают со служебными и составляют неверно. Это нарушает выполнение основной функции таких документов - официальное общение внутри коллектива, что приводит к невозможности слаженной работы. Вот почему становится актуальным вопрос составления служебной записки, ее отличия и схожесть с остальными бумагами, спецификация написания.

Терминология

Служебная записка - средство общения между должностными лицами, структурными подразделениями. Иногда определяется как документ о выполнении какого-либо задания/работы, хотя она может иметь и другой характер. Образцы, которые будут рассмотрены в этой статье, как раз и отображают возможное содержание служебной записки.

Официально классификатор управленческих документов не содержит информации о такой бумаге, как служебная записка. Пример, как ее писать, не предоставляется, но это не отменяет того, что подобный документ широко распространен в рабоче-трудовой сфере по ряду причин.

Причины необходимости использования

Служебная записка известна как часто используемый вспомогательный документ. На нее ложится ответственность обеспечить связь между элементами рабочей системы, то есть сотрудниками. Почему же такой документ так популярен? Многие рабочие моменты можно и нужно решить без вмешательства руководящих постов - это доказывает самостоятельность и работоспособность отделов автономно и как системы в целом.

Особенности

Отличие от вышеназванной докладной записки состоит в том, что последняя подразумевает обращение к вышестоящим чинам, а служебная записка, пример которой будет рассмотрен ниже, образует связь на горизонтальном уровне. Это может быть обращение к администратору другого отдела или руководителю иного подразделения. В любом из случаев, пока упоминаемые лица имеют равнозначные должности, можно говорить о служебной записке. Когда возникает неравенство, должна быть составлена докладная записка. Некоторые из примеров, представленных здесь, могут носить неоднозначный характер определения, причины этого будут рассмотрены позже.

Тематика служебных записок

Обычно служебные записки пишутся по вопросам обеспечения: информационного, хозяйственного, материально-технического или организационного. Нередко записка может содержать какую-то просьбу или предложение. У каждого из структурных элементов обычно какая-то из тематик приоритетна и соотносится с областью, в которой работает сам элемент.

Оформление

Оформление служебной записки выполняется так же, как и оформление докладной. Следовательно, меняется лишь содержание. Оформление служебных записок регулируется ГОСТом. Это позволяет поддерживать единство оформления всех управленческих документов.

Пример того, как писать служебную записку:

Информационно-технический отдел (вверху страницы, с левой стороны )

Начальнику службы охраны (вверху, с правой стороны ) Любченко Р. Л.

В пятницу 17. 09. 2015 будет произведена замена материально-технической базы. В связи с этим прошу предоставить доступ следующих работников организации ЧП “АМИР” для выполнения этих работ:

1. Андеенко Сергей Геннадиевич.
2. Мишков Лев Георгиевич.

Начальник отдела (с левой стороны ) _роспись_ Антипов Р. Д. (с правой стороны)

Оформление служебной записки предполагает типичный формат листа - А4.

Преимущества

По существу, аналог речевого сообщения, служебная записка имеет ряд преимуществ перед привычным рабочим общением:

• сохранение в письменном виде;
• официальное документирование;
• удобство в случае передачи сложной информации;
• возможность передачи одного сообщения сразу нескольким лицам.

Логично вытекающие отсюда последствия:

• возможность подтвердить/опровергнуть какое-то утверждение;
• четкая постановка задачи и четкое ее выполнение;
• своевременность выполнения;
• эффективность работы.

Характер

Написание служебной записки может иметь следующий характер:

• информационный (сообщение, извещение, инструктаж и т. д.);
• инициативный (запрос);
• отчетный.

Служебная записка, пример которой был предоставлен выше, носит информационный характер, так как начальник одного отдела извещает другого о предстоящем выполнении работ, кроме того, дает простой инструктаж о том, что тот обязан сделать.

Последние два пункта нередко соседствуют: отчетная записка является ответом на инициативную (запрос).

Структура

Рассмотрим, как правильно написать служебную записку на основе приведенного примера. Итак, этот документ обязан содержать:

• реквизит адресата (в данном случае роль этого исполнил начальник охраны);
• наименование документа (соответствующая надпись была непосредственно перед текстом);
• дата документа;
• текст;
• реквизит и подпись адресанта (начальник информационного отдела).

Текст, в свою очередь, тоже можно распределить по структуре. Правда, гораздо более условно:

1. Первая часть определяет основание и мотив написания. Служебная записка, образец которой был представлен выше, объясняет просьбу в первом же предложении.
2. Вторая часть отображает суть: в примере она идет после слов “в связи. ”.
3. Третья часть - заключительная. Она может содержать констатацию факта, предложение или просьбу.

Служебная записка, пример которой помогает нам разобраться в правилах оформления, соединяет вторую и третью часть в одну. Разделение становится более заметно в сложных служебных записках. Третья часть обязательно появляется и в ответных документах.

Стилизация

Хотя для этой бумаги позволяется вольный формат, равно как и для всех остальных управленческих бумаг, чтобы знать, как правильно написать служебную записку, необходимо свободно излагать свои мысли в деловом стиле, ведь при составлении любого рода документации используется именно он.

Служебные записки не имеют четкой классификации, но в то же время их можно условно поделить на виды.

Например, бывает служебная записка:

Каждый из видов имеет свою спецификацию написания. Для лучшего понимания того, как написать служебную записку, будут приведены также и примеры.

О повышении

Служебная записка об увеличении заработной платы может понадобиться работникам, считающим, что они получают недостаточное денежное вознаграждение за свой труд. Логично, что прежде всего они обратятся к своему начальнику - напишут докладную записку.

Служебную записку такого типа пишет начальник отдела работника на имя главы управления. Иногда этим занимается также и отдел кадров. Тогда изначально идет речь об общении отдела сотрудника, желающего получать больший оклад, и отдела кадров. Причины увеличения заработной платы (изменение объемов труда, квалификации сотрудника и прочее) обязательно должна содержать служебная записка.

Образец представлен ниже.

Отдел учета материальных средств

Генеральному директору ЧП “Агро Дарина” Анинникову Г. Л.

Об увеличении заработной платы Фурманец Г. В.

Фурманец Галина Викторовна работает в ЧП “Агро Дарина” с 4 марта 2011 года в должности ведущего специалиста отдела учета материальных средств. Она квалифицированный мастер своего дела, показывающий высокую результативность труда, пунктуальна, обязательна и исполнительна. За время работы не получила ни одного дисциплинарного взыскания. В связи с вышеперечисленным прошу Вас увеличить заработную плату Фурманец Галине Викторовне с 23 000 рублей до 25 000 рублей.

Начальник отдела учета материальных средств_подпись_Галкин С. А.

Повышение не означает только увеличение оплаты труда, также может подразумеваться переход на более высокую должность. Служебная записка о повышении в должности пишется также начальником отдела.

Это важное замечание: такая же служебная записка директору, то есть записка от подчиненного начальнику считается докладной.

• повышения его квалификации;
• получения высшего образования (первого/второго);
• стажа и опыта работы;
• за выдающиеся заслуги.

Причины должны быть указаны непосредственно в служебной записке. Например, следующей.

Отдел материально-технического обеспечения

Генеральному директору ПП “Нетфликс” Ляшенко С. Ю.

О повышении в должности Белоусовой Ю. О.

Белоусова Юлия Олеговна работает в ПП “Нетфликс” с 7 января 1999 года в должности администратора отдела материально-технического обеспечения. Она квалифицированный специалист своего дела. Сотрудница исполнительна и ответственна, отличается высокой работоспособностью и выдержкой в стрессовых ситуациях. 15 февраля 2001 года получила диплом магистра по специальности “Учет и аудит”. В связи с указанным рекомендую Белоусову Юлию Олеговну к повышению до должности старшего администратора.

Начальник отдела материально-технического обеспечения_подпись_Ельчанинов П. Л.

На приобретение

Под приобретением подразумевается ремонт или замена какого-либо оборудования. Служебная записка на приобретение пишется отделом, который нуждается в обновлении материально-технической базы.

Служебная записка, образец которой представлен ниже, составлялась для приобретения компьютера.

Начальнику отдела IT ООО “Епам” Пенькову Д. М.

О ремонте (замене) компьютера

Уведомляю, что начиная с 6 ноября 2009 года у сотрудницы отдела кадров Машкиной Татьяны Евгеньевны, старшего администратора, на персональном компьютере происходят регулярные сбои.

В связи с вышеуказанной причиной прошу произвести ремонт или замену данного ПК как можно быстрее.

Начальник отдела кадров _подпись_ Чистенко В.Т.

Отпуск

Служебная записка отпуск здесь подразумевает не в смысле выхода на заслуженный отдых, а вызова сотрудника из отпуска, пишется начальником отдела, в котором соответствующий работник числится. В ней указывается причина отзыва. Документ подается начальнику компании/организации, он, в свою очередь, должен написать ответ - согласие или отказ.

Ниже приводится пример такой служебной записки вместе с ответом.

Отделу кадров подготовить необходимые документы__Сергеев 21.03.2014

Генеральному директору ЧП “Аукро” Сергееву В. П.

Учитывая болезнь старшего бухгалтера отдела учета и аудита Морозовой Татьяны Викторовны, вношу предложение вызвать бухгалтера Матвейчук Павлу Сергеевну из отпуска с 22.03.2014 г.

Начальник отдела учета и аудита _подпись_ Маринина Р. А.

Следует учесть, что кроме написания и получения резолюции на служебную записку требуется еще получить согласие самого сотрудника на отзыв из отпуска. Это необходимо также официально задокументировать. Следовательно, служебная записка - лишь первый этап данного процесса.

О премировании

Служебная записка о премировании пишется, когда начальник желает поощрить сотрудника за производительный труд. С точки зрения работника, процесс премирования простой, для начальника же, особенно если организация не имеет положения о премировании и предпочитает обходиться без него, он становится гораздо более трудоемким. Но одним из этапов данного процесса в любом случае будет написание служебной записки.

В первую очередь нужно изучить спецификацию предприятия в этом плане - каждая из компаний имеет свои условия премирования. Это могут быть оговоренные случаи, когда сотрудник не может быть премирован (дисциплинарные взыскания, административные нарушения и т. д.), источники премий и тому подобное. После тщательного изучения можно приступать непосредственно к написанию.

Служебная записка о премировании должна обязательно содержать причины, по которым начальник отдела считает, что работник должен быть поощрен. Если положение о премировании имеет четкие пункты, в которых обозначено, какое поощрение за что полагается, процесс гораздо упрощается. Начальнику остается только оповестить директора о выполнении такого-то и такого-то пунктов. Тогда это извещение. В другом случае начальник отдела только предлагает поощрить сотрудника и сам определяет размер премии - опять же, учитывая систему материального поощрения организации.

Интересно, что служебные записки о премировании нередко относят к докладным - так как они пишутся на имя вышестоящего чина. Подобная же дилемма возникает и с записками об отзыве из отпуска, о повышении и т. д.

На списание

Служебные записки на списание материалов необходимы, когда имущество испорчено или материально-техническая база устарела. Этот вид документов тесно связан с записками о приобретении и похож по спецификации: так, например, аналогично записку пишет начальник отдела с вышеуказанной проблемой отделу, который работает с испорченным имуществом (как в примере про компьютер: обращение шло к информационному отделу).

Ниже - образец такой служебной записки.

Начальнику контрольно-ревизионного отдела ООО “Троянда” Сухорукову Д. Д.

Уведомляю, что на настоящее время электронно-вычислительная машина, которой владеет информационно-технический отдел, устарела и не способна производить вычисления мощностей, достаточных для полной работоспособности данного отдела.

В связи с вышеуказанной причиной прошу списать вышеуказанное имущество как устаревшее и уведомить отдел закупок о потребности пополнения материально-технической базы.

Начальник информационно-технического отдела _подпись_ Чащенко В.Т.

Разделение служебных записок по типу

Все вышеперечисленные примеры можно разделить на два типа:

• служебная записка на работника, директору;
• служебная записка какому-либо отделу.

Насчет того, какую дилемму вызывает первый пункт, уже упоминалось в этой статье. Несмотря на то что информации, как писать служебную записку директору, предостаточно, равно как и примеров и образцов написания, по существу, это не совсем верно. Действовать такой принцип может только в корпоративных организациях, где все отделы равны, а главного начальника нет. Тогда написание записок между отделами автоматически становится служебным, а не докладным. Во всех остальных случаях настоятельно рекомендуется при написании записок об отзыве сотрудника из отпуска, о его премировании, увольнении, повышении в должности употреблять название документа “Докладная записка”. Прочие требования к написанию остаются прежними.

К служебным запискам отделам относят все остальные образцы - о списании, о приобретении и т. д. Они дают более правильное представление о сути служебных записок: общение между равнозначными отделами, не требующее вмешательства руководства.

Хранение

Служебные записки, относящиеся непосредственно к отдельным сотрудникам, хранятся в их личных делах. Все остальные отправляются в архивы фирмы.

Оригиналы служебных записок могут понадобиться при проверке организации вышестоящими инстанциями: они дают подробную информацию о внутренней деятельности фирмы, взаимодействии структурных элементов.

Также служебные записки, как официальные документы, могут быть доказательством или опровержением при разбирательстве какого-либо дела.

Подобно прочим вспомогательным документам, служебные записки можно считать неким приложением к внешней документации компании.

Частое использование служебных записок служит критерием для оценки общего настроения фирмы и ее сотрудников для социологов, маркетологов, психологов рабочей организации кадров.

Наполовину деловой, наполовину вольный стиль составления служебных записок четко отображает ситуативные взаимоотношения внутри рабочего коллектива. Особенно интересна документация не между отделами, а между конкретными сотрудниками отделов - она встречается реже и потому более наглядна.

Приказ о производственной необходимости

Под производственной необходимостью принято понимать выполнение срочных работ, необходимых для устранения каких-либо проблем на предприятии, которые препятствуют его нормальной работе. Наиболее часто данное понятие работодатели употребляют в двух случаях: при вызове работника из отпуска и в случае, когда работника необходимо временно перевести на другую работу. Давайте разберемся по порядку.

Вызов работника из отпуска по производственной необходимости

Конкретный перечень случаев, в которых работника можно раньше времени вызвать из ежегодного отпуска, а также причины, по которым это можно сделать, законодательством не определены. В качестве такой причины может быть названа любая производственная необходимость, то есть работодателю крайне требуется присутствие работника на рабочем месте в определенное время.

Определенный перечень ситуаций, в которых в случае производственной необходимости работодатель имеет право раньше положенного времени вызвать работника из отпуска, можно зафиксировать в локальных нормативных актах, к примеру, в правилах трудового распорядка.

Работодателям необходимо помнить: нельзя просто вызвать работника из отпуска и лишить его отдыха. Отзыв работника из отпуска возможен только с его согласия, неважно по какой причине, в том числе и по производственной необходимости (Трудовой кодекс РФ).

Оформить отзыв сотрудника из отпуска можно в следующем порядке:

• обосновать причину отзыва из отпуска. Для этого лицо, которое является инициатором вызова работника из отпуска, например, руководитель, может составить служебную записку;
• работник должен быть согласен выйти на работу. Лучше, если согласие будет оформлено письменно;
• работодатель издает приказ о вызове из отпуска - приказ обязательно должен быть подписан работником.

Унифицированная форма такого приказа о производственной необходимости отзыва из отпуска не утверждена, поэтому приказ следует составить в свободной форме. Затем следует зафиксировать изменения в графике отпусков и отметить факт вызова работника из отпуска в его личной карточке.

По производственной необходимости (Трудовой кодекс, статья 125) нельзя лишить отпуска определенные категории работников. К такому персоналу относятся работники, не являющиеся совершеннолетними (моложе 18 лет), беременные женщины и работники, которые заняты на работах с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда.

Перевод на другую должность в целях производственной необходимости

Часто понятие «производственная необходимость» работодатели употребляют, когда работнику необходимо заменить одного из своих коллег или по какой-либо иной причине работодателю необходимо перевести работника на другую работу. Однако стоит заметить, что при переводе работника на другую работу термин «производственная необходимость» в Трудовом кодексе отсутствует. В 2017 году в этом плане изменений нет.

Работодатель может перевести работника на другую работу, не получая согласия с его стороны. Однако период времени, на который это можно сделать, является весьма коротким - не более одного месяца. Также причины, которыми можно обосновать данный перевод, весьма ограничены:

• чрезвычайная ситуация на производстве: пожар, наводнение, землетрясение и др;
• простой производства (временное приостановление производства по разным причинам);
• необходимость предотвратить уничтожение или порчу имущества, принадлежащего компании либо заменить временно отсутствующего сотрудника, если она вызвана чрезвычайными обстоятельствами.

В последнем случае, то есть, если для предотвращения уничтожения или порчи собственности компании или для того, чтобы заменить работника, который временно отсутствует, требуется перевести сотрудника на работу более низкой квалификации, то несмотря на то, что у вас острая производственная необходимость ТК РФ требует получить письменное подтверждение согласия работника на перевод, а затем издать приказ о временном переводе работника.

Кроме того, есть варианты, при которых работника можно перевести на другую работу на более длинный срок – до 12 месяцев, но также только с его письменного согласия. Если работодатель осуществляет данный перевод для того, чтобы заменить временно отсутствующего работника, перевод можно осуществить на весь период, пока этот работник не выйдет на работу.

Приказ в связи с производственной необходимостью: образец

Об отзыве работника из отпуска

В связи с необходимостью срочного отбытия в командировку для участия в конференции в г. Иркутске (срок командировки – 10 дней; с 12 марта по 22 марта 2017 года)

1. Отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска начальника отдела маркетинга Олейник Н.В. с 12 марта 2017 года;
2. Предоставить Олейник Н.В. оставшуюся часть ежегодного отпуска (10 календарных дней) в удобное для работника время в течение текущего календарного года;
3. Главному бухгалтеру Петровой Р.В. произвести перерасчет отпускных и зачесть переплату в счет заработной платы за март 2017 года;
4. Начальнику отдела кадров Волниной Д.В. внести необходимые изменения в график отпусков №1 от 15 декабря 2016 года и табель учета рабочего времени за март 2017 года;
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Волнину Д.В.

Основание: приглашение на XI Международную конференцию «IT в ритейле», уведомление об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска с письменным согласием Олейник Н.В. от 07.03.2017 г.

Генеральный директор Назаров Назаров Д.В.

С приказом ознакомлены:

10.03.2017 Олейник Олейник Н.В.

10.03.2017 Петрова Петрова Р.В.

10.03.2017 Волнина Волнина Д.В.

Образец служебной записки

Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

Как написать служебную записку

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки

ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности

О выходе на работу в выходной день

В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

Начальник отдела Т.Ф. Хлопушко

Служебная записка – пример ответа на запрос

ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела информационных технологий

На № 02-18/304@ от 16.11.2014

О представлении списка работников

для участия в семинаре

Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

3. Струйка К.Н. – старший специалист

Начальник отдела В.Н. Загодайкин

Еще пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ ПРОДАЖ Начальнику отдела информатизации

О проверке работоспособности ПК

С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

Начальник отдела А.Н. Попугай

Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

Здравствуйте, подскажите, как правильно оформить служебную записку на имя директора, что такой-то никогда не работал в нашей организации. Спасибо

Здравствуйте! Можно написать: «По данным ведомственного архива и кадровой службы Петров Александр Иванович никогда не работал в нашей организации».

Здравствуйте, какой текст правильный написать в служебной записке, что не выгодно возить сырье от одного поставщика в меньшей таре? Спасибо

Здравствуйте! Напишите: «В целях сокращения затрат на упаковку (тару) предлагаю доставлять сырье от поставщиков в более объемной таре». Можно предложить конкретный вариант тары.

Здравствуйте, помогите, пожалуйста, написать грамотно служебную записку. В связи с увеличением объём работы хочу открыт штат элекрика 1 и мастера 1. А также не давно от электронадзоров был замечания по этому поводу и хочу приложит помогите плиз

Здравствуйте! Можно написать: «В связи с увеличением объема работы, а также в целях исполнения предписаний органов электронадзора, прошу включить в штатное расписание предприятия должности электрика в количестве 1 единицы и мастера в количестве 1 единицы».

Здравствуйте! Подскажите, как написать служебную записку об объектах, которые находятся на консервации? Чтобы решили судьбу этих объектов. Речь идет о списании или о продлении консервации

Здравствуйте! Напишите: «Прошу в срок до 01.09.2017 решить вопрос с законсервированными объектами, часть из которых подлежит списанию, остальные – продлению консервации. Прошу оформить все необходимые документы по этому вопросу».

Здравствуйте помогите, пожалуйста, со служебкой о выделении дополнительного ГСМ и увелечении км с 91 до 120ти

Здравствуйте! Напишите: «В связи с увеличением пробега автомобиля с 91 км до 120 км в день прошу увеличить ежедневный лимит предоставления ГСМ для данного автомобиля».

Здравствуйте, я хочу написать служебку на подразделения касательно тех учебы.

Направляю вам технич. учебы для электрика, прошу произвести обучение современно и работник должен писать лекцию, лекция будет проверятся мною, контролировать начальнику о проведенной тех учебе.

Можете это грамотно корректировать?

Здравствуйте! Может быть, так: «Направляю вам план технической учебы для электротехнического персонала. Прошу ознакомиться и составить лекцию согласно плану. Проверка текста лекций и теоретической подготовки электриков будет проводиться мною. Прошу начальников отделов проконтролировать проведение технической учебы в отделах».

Как написать служебную записку о поломке кухонного оборудования в детском саду

Здравствуйте! Можно написать, например, так: «Сообщаю Вам, что 27.08.2017 вышла из строя посудомоечная машина, установленная в кухонном блоке детского сада. Прошу принять срочные меры для ремонта оборудования».

Как написать служебную записку о продления домена в предприятии

Здравствуйте! Так и напишите: «Прошу продлить срок действия домена до 01.01.2018».

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, написать служебку на монтаж проэкторов в аудитории. Спасибо.

Здравствуйте! Можно написать: «Для проведения занятий с демонстрацией наглядного материала прошу установить в аудитории № 1 видеопроектор с экраном».

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как правильно написать служебку на приобретение аварийных светильников в цех, может ссылаться на официальный документ по промбезопасности или пожарной безопасности?

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как изложить в служебной записке возмещение затрат в командировке? Ездили 2-ое, оплачивал жильё один.

Здравствуйте! Обычно возмещение затрат на командировку осуществляется на основании авансового отчета. Если жильё оплачивалось отдельно, напишите: «Прошу Вас возместить мне финансовые расходы на оплату 2-х местного номера в гостинице в сумме 10 тыс. рублей».

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как написать служебную записку о направлении в командировку для прохождения курсов повышения квалификации.

Здравствуйте! Напишите: «Прошу Вас направить на курсы повышения квалификации ведущего специалиста (ФИО)». Можно ещё указать, в связи с чем возникла необходимость повышения квалификации: «в связи установлением новой программы», «в связи с требованиями нового регламента», «для повышения в должности» и т.п. Эту фразу надо вставить в начале текста.

Может ли материально-ответственное лицо обратиться просто в отдел: «В планово-экономический отдел от стропальщика Иванова П.О.»?

Здравствуйте! Если это обращение касается производственных вопросов, то можно оформить его в виде служебной записи, используя наш образец. По личным вопросам оформляется заявление.

Здравствуйте. Подскажите, как составить служебную записку на дополнительное помещение архива. У нас добавились филиалы по России. Вся бухгалтерская документация приходит ко мне в головной офис.

Здравствуйте! Так и напишите: «В связи с увеличением документального фонда при добавлении филиалов прошу предоставить дополнительное помещение под архив».

Как правильно составит служебную записку начальнику об отказе от командировки, если ребенок инвалид?

Здравствуйте! Напишите: «Прошу Вас освободить меня от поездки в командировку в связи с тем, что я одна воспитываю ребенка инвалида».

Служебная записка

Служебная записка – это специальная форма документа, которая используется во внутренней среде предприятия и служит для быстрого решения текущих производственных проблем. Обычно этот документ составляется с целью внесения какого-либо нового предложения и решения возникших трудностей, а также утверждения или согласования определенных действий.

Важно, что в своей служебной записке специалист показывает себя в своем деле. Если работник с помощью документа ответственность за совершаемые действия перекладывает на другого человека или снимает с себя, не предлагая выхода из ситуации, то следует задуматься о профессиональных умениях и навыках данного специалиста.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Назначение и виды данного документа

По назначению, то есть по виду донесенной информации , выделяют такие записки:

• Записки, которые способствуют принятию решения – это просьбы или требования рассмотреть какой-либо вопрос или предложение специалиста;
• Информативные записки – это такой вид документа, в котором содержится информация, которую работник хочет передать руководству;
• Отчетные записки – такие документы чаще всего готовятся по требованию руководства и содержат подробную информацию о каком-либо прошедшем процессе.

По степени доступности, то есть по открытости для всеобщего обозрения , записки бывают:

• Открытые – документы, доступные для всех или большинства сотрудников организации;
• Конфиденциальные – записки, доступные только узкому или ограниченному кругу лиц.

В отдельных случаях служебная записка прилагается вместе с рядом других записок. Например, если нужно на основании записки издать соответствующий приказ, то составляется докладная записка. А если решаются вопросы по поводу расходов средств подотчетными лицами, то обязательно составляется объяснительная записка.

Чтобы оценить по достоинству назначение служебных записок, нужно знать, что в крупных предприятиях оплошности при составлении такого документа могут привести к потере огромного количества времени, а также к несогласованной работе между отделами.

Взаимодействие между отделами является главной необходимостью в работе всей организации. Если она прервалась или остановилась, то организация работает неэффективно, а, значит, существует значительная возможность уменьшить прибыль, а, возможно, и увеличить убытки.

Что касается содержания служебных записок, то чаще всего они освещают вопросы производственного типа, материальных или технических проблем, хозяйственные вопросы, а также вопросы, которые касаются информационного обеспечения.

Простым примером использования служебных записок может быть сломанный ксерокс в каком-либо отделе. Работник может обратиться со служебной запиской к начальнику материального отдела с просьбой выделить деньги на новое оборудование, а также служебную записку можно написать в технический отдел с просьбой починить уже существующий ксерокс.

По своей форме служебные записки не имеют определенного общепринятого стандарта. Однако каждая организация и, более того, каждый отдел имеют свой стандарт написания служебных записок, которого следует придерживаться работникам данного отдела.

Пример написания служебной записки представлен ниже.

Главному бухгалтеру ___________________

В связи с поломкой принтера в отделе маркетинга, прошу выделить _____ руб. на банковский счет для приобретения нового оборудования.

Директор отдела маркетинга:________________________________.

« »___________ 2016 года

Эта форма написания служебных записок может отличаться на каждом предприятии, поэтому следовать ей беспрекословно не стоит.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Правила грамотного оформления

Начинать служебную записку нужно с разъяснения сложившейся проблемы или ситуации . Нужно подчеркнуть, что именно послужило поводом для написания записки. После этого нужно перечислить, какой ответ ожидается получить от этого обращения, назвать точную просьбу и, если требуется, сумму, которую планируется реализовать.

Подпись на этом документе стоит того, кто составляет записку. Очень часто ее подписывает начальник отдела.

Если предприятие того требует, то под подписью проставляются визы лиц , которые заинтересованы в данной просьбе. Перечисляются инициалы, фамилии, подписи и даты. В некоторых случаях дописываются должности. Виза – это своего рода согласие лица с содержанием служебной записки.

Чтобы при необходимости иметь возможность сослаться на составленную служебную записку, ее необходимо зарегистрировать на предприятии.

Составление служебной записки в электронном виде

Составлять такой документ можно в электронном виде, если на предприятии допустима такая форма, что должно быть указано в учетной политике организации. В таком случае это несомненное достоинство предприятия, так как упрощается отправка записки и значительно сокращается время ее рассмотрения.

Нужно знать, что составление записки в электронном виде мало чем отличается от бумажного шаблона.

Одним нюансом электронной записки можно считать, что в ней отсутствует имя адресата. Оно прописано в строке адреса. Если же записка отправляется определенному человеку, то в строке темы нужно прописать его имя и фамилию.

Подпись отдела при электронной отправке письма чаще всего уже автоматически вставляется, что позволяет значительно сэкономить время написания.

При отправке записки нужно запросить уведомление о прочтении письма. Это нужно как доказательство в разных случаях того, что вы действительно в определенное время отправили служебную записку.

Определенные нюансы составления

Хоть служебная записка и является общепринятым документом, не имеющим определенных стандартов, в ее составлении присутствуют разного рода особенности, возникающие в зависимости от цели написания записки. Эти особенности мы рассмотрим ниже.

На приобретение

Служебная записка на приобретение пишется на имя руководителя определенного отдела.

В ней указывается , что необходимо приобрести, в каком количестве и в каких целях.

На сотрудника

Служебная записка, которая пишется на определенного сотрудника, является докладной запиской.

Оформляется она по всем правилам с единственным отличием: докладная записка пишется от нижестоящего работника к вышестоящему начальнику.

На замену старого инвентаря

Особенностью такого документа является то, что нужно перечислить все причины замены такого инвентаря, чтобы их сочли целесообразными и просьбу о замене осуществили.

На премирование

В записке обязательно нужно перечислить все причины, по которым возможна выплата премии. Это может быть превышение рабочего времени, большой объем выполненной работы или работа при законном отпуске.

О повышении

В этой записке нужно перечислить, в связи с чем возможно повышение. Это может быть увеличение обязанностей, качества работы, предоставление дополнительных услуг.

О недоплате

В такой записке нужно указать сумму, которая не доплачена по некоторым причинам. Возможные причины также следует обозначить. Возможно, стоит прописать, чья вина стоит за невыплатой средств.

О поломке

При составлении записки о поломке нужно назвать поломанное оборудование и указать, какого рода поломка случилась, и в связи с чем оборудование вышло из строя.

О непредоставлении или передаче документов

В первую очередь здесь нужно указать наименование документа, а также сроки, в которые должен быть передан документ.

Таким образом, соблюдая все эти нюансы, можно грамотно составить служебную записку, которая поможет в решении какого-либо важного вопроса.

Важность документа

Чтобы оценить важность служебных записок, стоит понять, что этот вид документа поможет избежать многих крупных недоразумений между отделами, простоев в работе.

В целях бухгалтерского учета, а также налогообложения служебная записка играет важную роль, поскольку это финансовые вопросы, которые требуют особого внимания и соблюдения малейших нюансов.

Служебные записки также являются эффективной формой отказа в чем-либо. Этот документ подразумевает полное отсутствие отрицательного тона. Критика возможна, но она не должна быть направлена на одного человека или отдел.

Таким образом, служебная записка является универсальным средством решения многих проблем. Правильно составленный документ обеспечит эффективную и плодотворную работу организации.

Пример работы со служебными записками в электронной системе документооборота представлен в следующем видеосюжете:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Как написать служебную записку: образец, пример написания текста, бланк?

Как написать служебную записку (образец)? С таким вопросом периодически приходится сталкиваться представителям разных сфер деятельности. Записка является одним из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его руководством. Образец служебной записки мы приведем ниже и расскажем, как правильно написать служебную записку.

Для чего нужно писать служебную записку?

Служебная записка - это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.

Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.

Дополнительная польза от такого рода документов состоит в том, что они являются прямым доказательством, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.

Специальной формы служебных записок не предусмотрено, они составляются в произвольной форме, могут передаваться на бумажном носителе или посредством электронных средств связи.

Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон

В каких случаях подается рассматриваемая нами деловая бумага, разобрались. Теперь необходимо определиться с примером написания служебной записки . Как мы уже упомянули выше, специального бланка служебной записки не существует. Однако есть общие требования к содержанию документа.

К таковым относятся:

1. Обязательное указание адресата служебной записки. В правом верхнем углу нужно написать фамилию, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется обращение.
2. Ниже указывается наименование документа и его номер.
3. Далее следует изложить суть проблемы, с которой столкнулся составитель документа, или ситуацию, с которой необходимо разобраться.
4. Ниже указываются предложения по решению вопроса, либо указание на действия, которые автор служебной записки ждет от ее адресата.
5. В конце документа указываются фамилия и инициалы лица, направившего обращение, а также его должность.

Этим шаблоном служебной записки можно воспользоваться в случае необходимости.

Как составить служебную записку: образец оформления

Как пишется служебная записка (образец), рассмотрим на простом примере. Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже.

Пример служебной записки

Директору ООО «Гвоздика»

Слободину Владимиру Александровичу

В кондитерском цехе с 10 января 2015 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку. Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек). В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха

1. Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
2. Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.

С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.

Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.

Особенности электронного документооборота

Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.

Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

Для начала необходимо определить, имеется ли необходимость вызова, ведь прерывать положенный отдых сотрудника следует только в виде вынужденной меры . Такие меры обычно предпринимают в следующих случаях:

Во внутренних локальных актах может быть закреплен перечень таких оснований прерывания отдыха работника, но в любом случае намерение отозвать трудящегося должно быть адекватно по отношению к сложившейся ситуации и обосновываться крайней необходимостью.

Если необходимость прерывания отпуска всё-таки есть, то этот факт необходимо зафиксировать в служебной записке. Её составляет непосредственный руководитель отзываемого работника.

Если руководство принимает положительное решение об – необходимо уведомить об этом работника и получить от него согласие на прерывание отдыха, после чего руководитель издает соответствующий приказ.

Если же согласие трудящегося не получено – принудить сотрудника к выполнению трудовых обязанностей наниматель не имеет права . Кроме того, ст. 125 ТК РФ определяет перечень лиц, которых отзывать вовсе запрещено.

К таким лицам относятся:

• несовершеннолетние (об особенностях предоставления отпуска работникам в возрасте до 18 лет мы рассказывали );
• беременные женщины;
• занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Вышеуказанная статья регламентирует порядок отзыва при нахождении сотрудника в ежегодном оплачиваемом отпуске. Если же речь идет об отпуске за свой счет, то необходимо учитывать, что такой отпуск условно можно разделить на два типа :

1. предоставляемый по решению работодателя;
2. отпуск, который работодатель предоставить обязан.

Последний четко регламентируется ст.128 ТК РФ , где указаны категории лиц и продолжительность отдыха без сохранения заработной платы. Представляется, что в указанных случаях отзыв работника из такого отпуска недопустим, ведь его предоставление – обязанность работодателя. В остальных случаях предоставить отпуск без сохранения заработной платы – право нанимателя , а значит, он имеет право его и уменьшить, отозвав работника из такого отпуска.

Как составить распоряжение отозвать сотрудника?

Приказ должен выглядеть следующим образом:

Текст служебной записки о такой производственной необходимости

Началом процедуры отзыва является подача служебной записки.

Именно в ней излагаются причины, по которым руководство вынуждено прервать отдых работника. Форма записки – свободная . Как правило, она выглядит следующим образом:

• Указывается на чьё имя пишется документ (руководитель предприятия).
• Далее текст, например: «Прошу отозвать из трудового отпуска экономиста Иванову С.В. в связи с внеплановой проверкой и временной нетрудоспособностью лица, замещающего Иванову С.В. ».
• Дата, подпись, расшифровка.

На записке руководитель ставит резолюцию в виде «Не возражаю, отозвать» , либо, в случае несогласия с отзывом – «Отказать» .

Заявление на согласие человека на выход

Согласие сотрудника должно быть четко зафиксировано . Это можно сделать следующими способами:

Заявление о согласии на досрочный выход из отпуска пишется в свободной форме в адрес руководителя. Главное указать о том, в каком виде работник желает использовать нереализованную часть отдыха: в текущем либо в следующем рабочем году.

Пример записи: «Выражаю согласие на отзыв из отпуска на 10 дней с 20 сентября 2017 по 29 сентября 2017. Оставшуюся в связи с отзывом часть отпуска прошу присоединить к отпуску за следующий рабочий год» .

Если согласие об отзыве было оформлено отдельным документом, то его прикладывают к приказу, так как именно таким образом можно будет подтвердить факт достижения соглашения на отзыв, которое необходимо в силу закона.

Так как обязанность получить согласие прямо прописана в ст.125 ТК РФ , то досрочный выход из отпуска является правом работника . На этом основании сотрудник может и отказать работодателю в выходе на работу. Никаких нарушений за этим не последует.

Как производится перерасчет отпускных и заработной платы?

В силу уменьшения периода отпуска, уменьшается и размер отпускных . Образовавшийся излишек удерживается из следующей заработной платы и выплачиваются при следующем уходе в отпуск.

отпускные выплаты = положенные дни отпуска * среднедневной заработок

Для начала следует вычислить количество положенных дней отпуска, для этого нужно продолжительность положенного отпуска разделить на 12 (количество месяцев в году) и умножить на (количество реально отработанных месяцев).

Приведем пример. Работнику положено 32 дня отпуска. При делении на 12 получаем количество положенных дней отпуска, приходящихся на месяц. В нашем случае это 32 / 12 = 2,6 дня, округляем до 3-х. Работник отработал 8 месяцев, значит ему положено 3 * 8 = 24 дня отдыха. Допустим, среднедневной заработок равен 2 000, значит величина отпускных составит 2 000 * 24 = 48 000 рублей .

Отзыв составляет 5 дней, значит излишне выплаченная сумма составит 5 * 2 000 = 10 000 рублей, она и будет удержана из следующей заработной платы.

Надо ли и как отразить это в графике смен?

Нужно. В отражаются как запланированные, так и фактические даты отдыха , для чего в нем предусмотрены графы под названием «Перенос отпуска».

В них заполняется:

• в столбце 8 – данные (номер, даты) приказа;
• в столбце 9 – дата, на которую планируется перенос отпуска;
• в столбце 10 – дата, с которой работник приступил к трудовым обязанностям и причина отзыва.

Полезное видео

Подробнее о том, как оформить отзыв из отпуска, можно узнать из видео:

Заключение

Оформление вызова из отпуска – достаточно трудоемкий процесс , где самое важное – получение согласия работника. Соглашаться ли на отзыв из отпуска – решать только работнику, но не стоит намеренно срывать производственный процесс при наличии возможности пойти навстречу работодателю. Если же такой возможности (или желания) нет, то работник вправе отказать нанимателю, никаких санкций за этим не последует, разве что отношения с руководством будут слегка подпорчены.

Как правило, просьба о досрочном выходе на работу – это вынужденная мера, обусловленная крайней необходимостью.

Таким образом, оказав своим выходом помощь руководству, есть шанс оказаться на хорошем счету и, возможно, получить поощрение.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

У работодателя может появиться необходимость отозвать сотрудника из отпуска. Как правило, причиной тому выступает производственная необходимость, отсутствие работника, замещающего сотрудника, ушедшего в отпуска (например, по причине больничного). Право работника согласиться или отказаться от предложения досрочно выйти на работу из отпуска.

Порядок отзыва работников из отпуска регулируется ст.125 ТК РФ. Прежде всего, на предприятии должна быть подготовлена служебная (докладная) записка с обоснованием необходимости нахождения работника, находящегося в , на рабочем месте. Служебную записку обычно составляет начальник подразделения, где работает данный сотрудник.

Докладная записка направляется руководителю организации. Подготавливается приказ об отзыве из отпуска сотрудника. Если сотрудник будет согласен прервать свой отпуск и выйти на работу досрочно, то происходит перерасчет отпускных. Неотгулянные отпускные дни сохраняются за работником и могут быть ему предоставлены в любое удобное для него время. Если сотрудник не желает прерывать свой отдых, то он имеет на это полное право.

Трудовой кодекс ограничивается работодателя в отзыве из отпуска работников. Беременные женщины, несовершеннолетние и лица, работающие во вредных условиях, не подлежат досрочному отзыву.

В данной статье предлагаем скачать образец приказа об отзыве из отпуска в связи с производственной необходимостью. Бланк для бесплатного скачивания находится внизу статьи.

Как правильно оформить приказ об отзыве из отпуска?

Документ не имеет унифицированной формы, подготавливается в свободной форме на фирменном бланке организации. Приказ получает индивидуальный номер при регистрации в журнале приказов. Рядом ставится дата оформления.

В тексте должны быть отражены:

• причина отзыва — например, производственная необходимость, больничный других сотрудников;
• основание для подготовки приказа — докладная записка руководителя подразделения;
• ФИО работника, его должность;
• дата, с которой он должен выйти на работу;
• распоряжение отозвать из отпуска;
• указание на то, что остатки отпуска будут предоставлены работнику в будущем.

Приказ утверждается директором компании и доводится до сведения работника, который также должен поставить свою подпись внизу бланка.