У многих должность секретаря референта ассоциируется с красивой длинноногой девушкой изящно подающей кофе. Это в корне не верно. Естественно, что человек, занимающий данное место должен выглядеть представительно, так как является лицом компании. В первую очередь – это сотрудник занимающийся обеспечением эффективной деятельности организации. Поэтому круг обязанностей на донном рабочем месте очень обширен. Попробуем с ним разобраться поподробнее.

Кто такой секретарь референт?

В зависимости от особенностей деятельности организации к данной должности предъявляются различные требования .

Корни профессии уходят во времена Древнего Рима. В переводе с латинского «secretus» означает «секрет». Именно так именовались доверенные лица при знатных вельможах. Это были исключительно мужчины.

Только в начале 19-го века эта профессия стала отождествляться с представительницами женского пола . С того времени функциональные обязанности специалиста существенно расширились. Работник должен был не только владеть пишущей машинкой и принимать входящие телефонные звонки, а быть основным помощником руководителя, организовывать документооборот, решать огромное количество организационных вопросов.

В результате появляется необходимость в выделении узкой специализации из большого объема полномочий. Так, человек занимающийся приемом и переводом телефонных звонков стал называться сотрудником на ресепшене. Тот, кто оформляет входящую и исходящую документацию – делопроизводителем.

Профессия секретаря референта продолжает совмещать в себе разнообразные функции — от офис-менеджера, до первого помощника руководителя. Работа требует наличия особенных личных качеств, таких как пунктуальность, ответственность, собранность, организованность и коммуникабельность.

Не стоит считать, что секретарь референт бесперспективная должность. Многие целеустремленные люди рассматривают ее как старт удачной карьеры. Очень часто из хороших секретарей «вырастают» топ-менеджеры и руководители второго звена.

Общие положения инструкции

Общие положения являются введением в должность. Стандартная инструкция в разделе общие положения содержит следующие основные пункты:

• краткие сведения о должности. Например, что секретарь референт относится к категории специалиста;
• перечень лиц, которые имеют право назначать или снимать с должности этого работника и кому он должен подчиняться;
• какие сотрудники могут заменить специалиста во время его болезни, отпуска или отсутствия на рабочем месте по другой причине;
• требования к работнику, а именно какими знаниями и умениями, квалификационными навыками он должен обладать;
• перечень инструкций, внутренних положений и законодательных актов, которыми должен руководствоваться секретарь в процессе осуществления своей деятельности;
• перечень вопросов, которыми должен владеть сотрудник.

Каждое предприятие описывает этот раздел в соответствии с личной производственной необходимостью.

Пример должностной инструкции.

Обязанности и задачи

На современном рынке труда профессия секретарь разделена по узкой специализации в зависимости от выполняемых функций. Должность секретарь референт все чаще переименовывается в помощника или ассистента руководителя.

Многие годы должность референта занимают в основном представительницы прекрасного пола. Во многом это связано с особенностями женской психологии: умением улавливать малейшие изменения в настроении, проявлять гибкость в конфликтных ситуациях, создавать комфорт и особую атмосферу в офисе компании.

Секретаря референта наделяют большим списком задач и обязанностей, к основным можно отнести следующие:

В зависимости от масштабов предприятия и особенностей его деятельности список обязанностей может дополняться или урезаться . Многие задачи не прописываются в должностной инструкции, а разъясняются в процессе работы. Секретарь референт это ответственная должность, которая не ограничивается бесконечной болтовней по телефону и завариванием кофе.

Требования к специалисту

От профессионализма данного сотрудника во многом зависит эффективность работы всего предприятия . Поэтому хороший секретарь референт – это профессионал, который ценится на «вес золота».

Любое предприятие имеет право самостоятельно разрабатывать должностные инструкции к любому рабочему месту. Поэтому в различных организациях будут предъявляться разнообразные квалификационные требования к вакансии секретарь референт.

Стандартного списка профессиональных навыков не существует. Обычно к кандидатам предъявляются следующие требования:

1. Наличие высшего или среднего специального образования. Специализация может быть разнообразной – юриспруденция, делопроизводство и тому подобное.
2. Опыт работы. Каждая компания устанавливает свои требования от года и больше. Навыки могут быть получены на должности ассистента руководителя, офис-менеджера либо секретаря. В некоторых организациях готовы взять молодого специалиста без практики, но с обязательным наличием «корочки» об окончании курсов референта.
3. Навыки по владению офисной техникой – телефон, факс, копировальное оборудование, принтер и другое.
4. Хорошее владение ПК, со знанием программ Excel, Power Point, Word, возможно предъявление требований по умению работать с графическими редакторами или платформами для отправки-получения электронной корреспонденции.
5. Обязательные навыки в области организации документооборота.
6. Знание иностранного языка. Это условие не всегда предъявляется. Наличие подобных умений всегда приветствуется.
7. Грамотная письменная и устная речь.

Должностная инструкция – это официальный документ, в котором нельзя излагать требования, относительно внешнего вида, пола, возраста или личных качеств характера. Тем не менее, многие организации негласно «отбраковывают» кандидатов по данным критериям.

Это связано со спецификой профессии. Секретарь всегда на виду. Поэтому наличие привлекательной внешности, приятного голоса, доброжелательности хороший бонус, для того чтобы получить эту должность.

Кроме этого кандидат должен быть:

• стрессоустойчивым;
• ответственным, пунктуальным;
• обладать хорошей памятью;
• способностью быстро реагировать на изменение ситуации.

Очень важно, если человек умеет «чувствовать» настроение и способен быстро прореагировать , если директор «встал не с той ноги».

Кроме этого должность секретаря обладает огромным количеством специфических элементов , которые не пропишешь ни в одной инструкции.

Ответственность и права

Данные позиции четко прописываются в трудовом договоре и должностной инструкции работника. Понятно, что для того чтобы требовать четкое исполнение функциональных задач, сотрудника необходимо наделить определенными правами для их выполнения .

В большинстве случаев секретарь референт имеет право:

1. Получать любую необходимую для работы информацию, в том числе и конфиденциальную.
2. Вносить предложения по поводу улучшения эффективности собственного труда и компании в целом.
3. Участвовать в разработке проектов, относящихся к непосредственной деятельности.
4. В рамках коммуникационных связей между отделами и подразделениями запрашивать и получать любые документы необходимые для работы. Обычно в инструкции отдельным разделом выделяются контакты и предоставляемая ими информация.
5. Обращаться к руководству с требованием о создании благоприятных условий для выполнения служебных обязанностей.
6. Самостоятельно принимать решения в рамках должностной инструкции.
7. Обращаться к руководству и работникам предприятия за помощью в организации рабочего процесса.
8. Визировать документы в рамках своей компетенции.
9. Корректировать и отправлять на доработку получаемую документацию.

Данный перечень может быть расширен или наоборот урезан в зависимости от круга обязанностей возложенных на работника . Без предоставления определенных прав сотрудник не может нести ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей.

Секретарь референт несет ответственность исключительно в рамках своих должностных обязанностей за следующие моменты:

1. Представление на рассмотрение директору документов, оформленных в несоответствии с действующим законодательством или внутренними локальными актами.
2. Нерадивое отношение к учету внутренней документации.
3. Разглашение информации о предприятии третьим лицам, особенно данных, относящихся к конфиденциальным.
4. Ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
5. Причинение материального ущерба организации.
6. Нанесение вреда репутации предприятия своими действиями.

Ответственность определяется в рамках действующего на данный момент трудового, административного или уголовного законодательства.

Преимущества и недостатки профессии

На данный момент профессия секретарь референт очень востребована. Это можно отнести к достоинствам данной профессии. У профессионального референта не будет проблем с поиском работы.

К основным преимуществам должности можно отнести следующие:

• отсутствие физических нагрузок;
• работа в теплом, уютном офисе;
• разнообразная и интересная работа. Секретарь владеет всеми информационными потоками, следовательно, может участвовать во всех перспективных проектах организации;
• необходимость постоянного роста и развития, в дальнейшем позволяющие сменить должность референта на более высокую;
• участие во встречах с партнерами. Посещение выставок, презентаций и других мероприятий;
• получение дополнительных навыков и связей в процессе деятельности;
• всегда можно воспользоваться офисным оборудованием для личных целей.

Преимущества должности выглядят вполне достойно. Такие перспективы возможны только в крупных городах и солидных компаниях. Только в них секретарь референт может получать достойную заработную плату.

Работа секретаря содержит множество нюансов и часто приходится натыкаться на «подводные камни» совершенно незамечаемые в начале деятельности. К основным отрицательным монетам работы можно отнести следующие:

К секретарю референту предъявляется огромное количество требований , накладывается большой объем обязанностей. Не следует рассчитывать, что за «титанический труд» последует соответствующее вознаграждение. Средняя зарплата секретаря референта вряд ли превысит 30 тысяч рублей . Тем не менее это важная и ответственная должность, без которой не может обойтись ни одно предприятие.

Данное видео позволит шире взглянуть на профессия секретаря-референта, а также, вероятно, поможет сделать правильный выбор работы.

Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.

Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма. Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности. По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.

Места работы

Должность секретаря руководителя необходима практически в каждой компании, имеющей офис для клиентов и посетителей. Это могут быть как большие предприятия, так и организации малого бизнеса.

История профессии

Первыми секретарями можно считать писарей и летописцев — они записывали царские указы и распоряжения, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки. Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции. Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя , секретаря-переводчика и офис-менеджера.

Обязанности секретаря

В должностные обязанности секретаря-референта входит:

• прием посетителей;
• прием телефонных звонков;
• ведение делопроизводства;
• планирование рабочего дня руководителя;
• организация совещаний;
• заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
• заказ канцтоваров для офиса;
• выполнение просьб руководителя.

Иногда функции секретаря руководителя включают в себя переписку на английском языке.

Требования к секретарю

Требования к секретарю-референту включают в себя:

• среднее или высшее образование;
• владение ПК;
• знание основ делопроизводства;
• знание английского языка (иногда).

Также должность секретаря предполагает наличие следующих навыков:

• пунктуальность;
• умение хорошо выглядеть (презентабельность);
• организованность.

Образец резюме секретаря

Как стать секретарем

Как стать секретарем? Это может обладатель любого высшего образования, который прошел курсы секретарей-референтов либо получил обучение непосредственно на рабочем месте. Как правило, работодатели не предъявляют особых требований к полученной специальности соискателя, а акцентируют внимание на том, чтобы претендент обладал необходимыми личностными качествами и смог выполнять обязанности на должном уровне.

Зарплата секретаря

Заработная плата секретаря может быть разной — от 15 до 45 тысяч рублей. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей.

Где пройти обучение

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Институт профессионального образования «ИПО» приглашает вас пройти дистанционные курсы по направлению « » (есть варианты 256, 512 и 1024 ак.ч.) с получением диплома или удостоверения государственного образца. Мы обучили более 8000 выпускников из почти 200 городов. Можно пройти обучение экстерном, получить беспроцентную рассрочку.

Секретарь-референт — это должностное лицо, являющееся непосредственным помощником руководителя субъекта хозяйствования . Специалист организует его деятельность, осуществляет телефонные переговоры, составляет проекты внутренней распорядительной документации, исходящей корреспонденции контрагентам и в уполномоченные органы. В его обязанности также входит регулирование потока посетителей и контроль за своевременным выполнением директором планируемых им мероприятий.

Специальность секретаря-референта

Помощник директора необходим на каждом предприятии, поскольку озабоченность руководителя субъекта предпринимательства может сделать его работу неэффективной. Секретарь-референт налаживает работу директора и создает условия, при которых он будет рационально расставлять приоритетные задачи и не отвлекаться на мелкие проблемы. Основной задачей специалиста является организация эффективной работы в сфере делопроизводства, осуществление деятельности с базами данных, а также обеспечение взаимоотношений между отделами.

Что за специальность секретарь-референт

Требования к профессиональной подготовке

Для качественного выполнения должностных обязанностей, специалист должен быть уверенным пользователем персонального компьютера и другой аппаратуры, относящейся к категории организационной техники. Владение русским и иностранным языками позволит грамотно составлять документацию, а знание норм делопроизводства упростит его работу в сфере подготовки проекта распорядительных документов, составления ответов на письма и запросы, а также оформление протоколов заседания.

Образование

Специальность секретаря можно получить в средних учебных заведениях, а также на специализированных занятиях.

Лицам, обучившимся на курсах после окончания высшего учебного заведения проще устроиться на работу, чем просто после техникума. Кроме теоретических знаний в области делопроизводства, специалисту пригодятся навыки работы на компьютере, а также владение достаточной скоростью набора текста.

Личные качества специалиста

Личные качества

Поскольку руководитель предприятия полностью доверяет своему помощнику в области организации деятельности, специалист должен обладать высокой степенью ответственности и коммуникабельности. Отсутствие этих качеств у секретаря-референта, может привести к потере репутации субъекта хозяйствования.

Кроме высокого уровня профессионализма, специалист должен иметь хорошую наглядно-образную память, нормальный слух и умеренную общительность в комплексе с доброжелательностью, пунктуальностью, находчивостью и исполнительностью, а также с желанием работать с людьми.

Медицинские противопоказания к работе

Должностные обязанности секретаря-референта предполагают наличие хорошо поставленной речи и психологической устойчивости к стрессам, обусловленных рабочей обстановкой . Этим объясняется ряд заболеваний, при которых не рекомендуется трудоустраиваться на должность помощника руководителя. Расстройства нервной системы, заболеваний внутренних органов, проявляющиеся в раздражительности, не способствуют обеспечению нормальной рабочей обстановки. Сердечно-сосудистые заболевания могут усугубиться в процессе выполнения обязательств, поскольку должность предполагает выполнение работы, в основном, сидя за столом. Дефект речи и явные физические недостатки не будут способствовать поддержанию рейтинга компании.

Читайте также: Должностные обязанности помощника руководителя

Место работы, карьера и уровень заработной платы

Требования к знаниям

Разобравшись, кто такой референт и чем он занимается, становится понятно, что специальность востребована, поскольку такие работники нужны на любом предприятии, руководитель которого применяет наемный труд. Местом работы могут стать офисы, компании, фирмы или организации любого профиля и формы собственности. Профессия является отличной стартовой площадкой для молодых людей, не имеющих опыт трудовой деятельности.

Занимая эту должность, работник может рассчитывать на карьерный рост посредством перевода в другой отдел на другую специальность, ввиду получения нового профильного образования. Квалифицированные работники ценятся работодателями, поэтому рекомендуется постоянного совершенствоваться в области делопроизводства, работы с корреспонденцией, контрагентами, посетителями и правильного ведения телефонных переговоров.

Зарплата секретаря-референта зависит от региона расположения субъекта хозяйствования, от сферы его деятельности, от опыта работы сотрудника, объема обязанностей, возложенных на него работодателем, а также от наличия дополнительных знаний, которые могут расширить сферу обязательств. По данным 2017 года, заработная плата секретаря-референта, осуществляющего деятельность в Москве, составляет 30000-60000 рублей, а в других регионах - до 35000 рублей.

Другие трактовки специальности

Виды деятельности

Осуществляя поиск вакантной должности через специализированные сервисы, в строке запроса можно вводить не только специальность секретаря-референта, но и ее альтернативные названия, такие как секретарь, референт, офис-менеджер, менеджер по персоналу, а также архивариус или архивист. Использование синонимов специальности позволит увеличить шансы на трудоустройство.

Основной должностной обязанностью секретаря-референта является организационное обеспечение нормальных условий труда руководителю субъекта хозяйствования. Для ее реализации специалист должен заниматься:

1. Делопроизводством, в которое входит оформление и регистрация внутренней документации, а также обработка корреспонденции.
2. Планированием рабочего времени директора.
3. Приемом посетителей.
4. Подготовкой документации для ознакомления и изучения специалистами по распоряжению руководителя.
5. Составлением докладов и протоколированием совещаний.
6. Приемом документации на подпись.
7. Ведением телефонных переговоров, а также учетом телефонных звонков.
8. Координацией взаимоотношений между представителями структурных подразделений.
9. Приемом и отправкой факсов.
10. Бронированием билетов для командирующихся сотрудников.
11. Решением хозяйственных вопросов, выраженных в обеспечении сотрудников канцелярскими товарами.

Обязанности секретаря на каждом отдельном производстве определяются должностной инструкцией такого сотрудника. К обязанностям секретаря могут относиться самые разнообразные функции — все зависит лишь от производственной деятельности компании (организации, предприятия). О должностных обязанностях, которые могут быть вменены секретарю, и поговорим в этой статье.

Обязанности секретаря-референта

Обязанности секретаря включают в себя, как правило, организационную работу, работу по сбору и распространению информации среди сотрудников по оформлению, хранению, систематизации документов, выполнению поручений руководства и т. д.

В зависимости от того, какой деятельностью занимается компания, в обязанности этого сотрудника может вменяться:

• ведение деловой переписки;
• работа с архивом;
• своевременная передача документов между структурными подразделениями организации и конкретными исполнителями;
• оформление приказов руководителя;
• организация рабочего времени руководителя;
• осуществление посреднических функций при работе с иностранными партнерами (в т. ч. перевод устной речи и документов).

На многих предприятиях к обязанностям секретаря относится также ведение кадрового учета. Правда, работа с кадровыми документами требует определенных знаний и навыков, поэтому это можно назвать необязательной частью полномочий секретаря. Под кадровым учетом здесь следует понимать не только оформление приема или увольнения работников, но и ведение табелей учета рабочего времени, формирование личных дел сотрудников, подготовку трудовых договоров и ведение их реестра, оформление документов для командировок, работу с листками нетрудоспособности и так далее.

В небольших компаниях к должностным обязанностям секретаря иногда относят работу в сфере охраны труда и пожарной безопасности. При этом на него возлагаются обязанности:

• по проведению вводных инструктажей и инструктажей на рабочем месте (первичных, внеплановых, повторных);
• инструктированию работников по пожарной безопасности;
• проведению тренировок по действиям работников предприятия в случае чрезвычайных ситуаций.

Также секретарь принимает участие в расследовании несчастных случаев на производстве, подготавливает и сдает документы, касающиеся охраны труда и безопасности.

Не знаете свои права?

Помимо вышеперечисленного на секретаря могут возлагаться обязанности по снабжению аппарата управления или непосредственного руководителя расходными материалами. К этой категории можно отнести организацию поставок питьевой воды, обеспечение канцелярскими принадлежностями, контроль за исправностью офисной техники, своевременную организацию ее замены и т. п.

Если в компании принято организовывать деловые встречи, переговоры (в т. ч. в виде различных деловых обедов), либо устраивать кофе-брейки, обязанности по их проведению обычно также возлагаются на секретаря.

Должностная инструкция секретаря

Скачать форму инструкции

Какие бы обязанности секретаря не были предусмотрены в каждой конкретной организации, они в любом случае должны быть изложены в должностной инструкции. Ознакомление с таковой производится в момент приема гражданина на работу, после чего он должен расписаться в ознакомлении. Только личная подпись сотрудника является достаточным основанием для работодателя требовать от него полного исполнения своих трудовых функций, а также дает право привлекать к ответственности за их неисполнение.

Должностная инструкция секретаря включает в себя те же основные разделы, что и должностные инструкции иных работников:

1. Общие положения. Здесь речь идет о том, как осуществляется прием на работу и увольнение сотрудника, какие основные задачи перед таким работником ставятся, чем руководствуется в работе секретарь, а также перечисляются основные требования, которым должен отвечать соискатель данной должности.
2. Должностные обязанности секретаря . В этом разделе должны быть изложены все функции референта, которые будут им осуществляться в период работы в данной организации. Важно понимать, что работник не обязан выполнять те функции, которые прямо не предусмотрены его должностной инструкцией, поэтому данный раздел должен содержать максимально полное описание.
3. Если есть обязанности, то должны быть и права, которые также должны быть отражены в должностной инструкции секретаря.
4. В заключении обычно следует раздел, определяющий виды ответственности работника за неисполнение или ненадлежащее исполнение им своих трудовых обязанностей.

Требования к соискателям

В зависимости от того, какие должностные обязанности предусмотрены для секретаря, работодатели вправе предусматривать различные требования к уровню квалификации и образованию соискателей. Так, в компаниях, в которых на секретаря возлагаются не только организационные обязанности, работодатель может требовать от сотрудника наличия высшего, среднего специального или дополнительного профессионального образования.

В частности, если работа секретаря связана с работой на международном поле и требует знания иностранных языков, может потребоваться образование лингвиста-переводчика. Если на такого сотрудника возлагается обязанность по организации работы в сфере охраны труда и пожарной безопасности, работнику придется пройти обучение, касающееся специальных направлений (по охране труда и пожарно-техническому минимуму). Специалисты, работа, которых будет включать в себя кадровый учет, должны иметь определенный уровень знаний, позволяющий им надлежащим образом исполнять свои обязанности, например иметь высшее юридическое образование.

С другой стороны, такие требования к образованию и квалификации секретаря в большинстве случаев зависят исключительно от пожеланий работодателя. Исключение, пожалуй, составляет только охрана труда и пожарная безопасность. В случае если такие функции возлагаются на работника, ему обязательно нужно пройти соответствующее обучение, т. к. данное требование закреплено законодательно. В иных же случаях необходимости подтверждать квалификацию, как правило, нет (если, конечно, работодатель не предусмотрел требование к образованию специально).

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте - прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в.ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.

ФАЙЛЫ

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

• «Общие положения»,
• «Должностные обязанности»,
• «Права»,
• «Ответственность».

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы» , вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.