Должностная инструкция помощника руководителя отдела продаж. Должностная инструкция помощника менеджера по продажам

Существенную помощь в работе менеджеру оказывают помощники, или ассистенты, которые помимо основных своих обязанностей имеют две основные задачи:

— обеспечение контроля за прохождением заказа;

— «разгрузка» менеджера (что позволяет переключить его на разрешение более важных задач).

Помощники могут не только самостоятельно вести отдельную стадию продажи, но и дублировать некоторые функции менеджеров по продаже. В любом случае от них также требуется профессионализм и обладание тем же багажом знаний, каким обладают и менеджеры.

В силу вышесказанного, персонал торговых или производственных предприятий, задействованный в продажах, должен обладать рядом особенных качеств, так называемых индикаторов торговой пригодности, а именно: коммуникабельностью, энтузиазмом, способностью выражать свои мысли как в устной, так и в письменной форме, рациональностью, умением убеждать, способностью к самоорганизации, целеустремленностью, умением работать как в коллективе, так и самостоятельно.

ИНСТРУКЦИЯ ПОМОЩНИКА (АССИСТЕНТА) МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ

I. Общие положения

1. Помощник (ассистент) менеджера по продажам относится к категории технических исполнителей.

2. На должность помощника (ассистента) менеджера по продажам назначается лицо, имеющее
	профессиональное (экономическое) образование,
(высшее; среднее)
подготовку по менеджменту,

подготовку по менеджменту,
стаж работы по специальности не менее 1 года; 3 лет; 5 лет, др.)

3. Помощник (ассистент) менеджера по продажам должен знать:

3.1. Законы и нормативные правовые документы, регламентирующие осуществление предпринимательской и коммерческой деятельности.

3.2. Рыночную экономику, предпринимательство и основы ведения бизнеса.

3.3. Конъюнктуру рынка.

3.4. Ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров.

3.5. Порядок ценообразования, оптовые и розничные цены на товары.

3.6. Основы теории менеджмента, макроэкономики и микроэкономики, делового администрирования.

3.7. Порядок коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов.

3.8. Психологию и принципы продаж.

3.9. Этику делового общения.

3.10. Правила установления деловых контактов.

3.11. Основы социологии, психологии и мотивации труда.

3.12. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютера.

3.13. Иностранный язык.

4. Назначение на должность помощника (ассистента) менеджера по продажам и освобождение от должности

5. Помощник (ассистент) менеджера по продажам подчиняется непосредственно менеджеру по продажам.

6. На время отсутствия помощника (ассистента) менеджера по продажам (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Помощник (ассистент) менеджера по продажам:

1. Под руководством менеджера по продажам выполняет работы по организации и созданию сети продажи товаров.

2. Осуществляет сбор информации о спросе на товары, причинах его изменения (повышения, понижения).

3. Осуществляет поиск покупателей (оптовых и розничных торговых предприятий, иных посредников, пр.) и устанавливает деловые контакты.

4. Устанавливает контакты с клиентами (группой клиентов) по поручению менеджера по продажам.

5. Проводит переговоры с клиентами по условиям продажи товаров и оказания сопутствующих услуг.

6. Разрабатывает преддоговорную документацию.

7. Заключает от имени предприятия договоры (купли-продажи, поставки, др.).

8. Организует доставку или отгрузку товаров покупателям по заключенным договорам.

9. Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам.

10. Осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения условий договоров.

11. Осуществляет сбор информации от покупателей:

— о требованиях к качественным характеристикам товаров (сроке службы, правилах пользования, упаковке, др.);

— о требованиях к послепродажному обслуживанию товаров;

— об объемах и темпах продаж товаров конечным потребителям.

12. Ведет учет претензий покупателей по исполнению заключенных договоров.

13. Выявляет причины нарушений условий договоров, принимает меры по их устранению и предупреждению.

14. Участвует в проведении мероприятий по формированию спроса на товары (рекламных акциях, презентациях, ярмарках, выставках, пр.).

15. Собирает информацию о покупателях и обеспечивает ее ввод в электронные базы данных.

16. Подготавливает отчеты о проделанной работе, а также аналитические доклады, справки по поручению менеджера по продажам.

17. Выполняет служебные поручения менеджера по продажам по функциональным направлениям.

III. Права

Помощник (ассистент) менеджера по продажам имеет право:

1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

2. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

4. Требовать от руководства торгового предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Помощник (ассистент) менеджера по продажам несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба торговому предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Координатор отдела продаж обязанности

Продажа - сложный процесс общения с клиентом, в котором участвуют не только менеджеры.

Эффективную работу подразделения обеспечивает команда коммерсантов, руководитель и его ассистент, координатор отдела, секретарь и аналитик.

В крупных компаниях на каждую должность находится сотрудник, а в небольших обязанности часто совмещаются. Например, функции ассистента (секретаря) и администратора может совмещать один человек. Разберемся, что входит в обязанности на каждой должности.

Обязанности ассистента руководителя отдела продаж

Помощник руководителя - его “правая рука”. На это место выбирают сотрудника, понимающего как работает отдел. Его задача - “разгрузить” руководителя, взяв на себя ответственность за рутинные обязанности. Ассистент следит за соблюдением графика встреч, своевременным поступлением информации и отчетности, отвечает на письма и звонки начальника.

В обязанности ассистента руководителя отдела продаж также входит выполнение поручений руководителя. Каждый управленец выстраивает собственные отношения с помощником. В круг задач может входить бронирование билетов в случае командировок, подготовка к переговорам, общение с коллективом от лица руководителя и другие задачи.

Ассистент - универсальный специалист. Он разбирается в продажах, финансах, подготовке кадров, тайм-менеджменте, ведении переговоров, знает иностранные языки. Одно из главных качеств такого специалиста - стрессоустойчивость, поскольку нагрузка значительна. Руководитель может дать поручение в любое время дня и ночи, отправить в командировку или дать срочную и сложную задачу.

Должность помощника руководителя - одна из самых значимых и интересных. Ассистент первым узнает важные новости и всегда находится в центре событий. Правда, если начальник не в духе, первым попадет также помощнику.

Проведите экспресс-аудит отдела продаж самостоятельно по 23 критериям и определите точки роста продаж!

Провести аудит

Ассистент отдела продаж, в обязанности которого входит помощь руководителю, в перспективе может получить повышение при продвижении начальника по карьерной лестнице. Место в Компании предоставляет большие возможности и значительную ответственность. Опоздание начальника на встречу с партнером может привести к потери многомиллионной сделки.

Ассистент отдела продаж обеспечивает связь между начальником и коллективом, решая часть вопросов с сотрудниками от лица начальства. Его задача - дать руководителю возможность заниматься непосредственно управлением, а не рутиной.

Администратор отдела продаж - обязанности

Этот сотрудник компании берет на себя ответственность за документооборот и решение ежедневных задач, сопровождающих продажи. В крупной компании, насчитывающей более сотни менеджеров по продажам, без этой должности не обойтись. Контроль договоров и отчетов должен быть, а если этим будут заняты менеджеры, времени на продажи не останется.

Администратор контролирует готовность бумаг на подпись, ведет протоколы совещаний, следит за соблюдением сроков, а также оформляет справки для сотрудников, дополнительные соглашения и другие бумаги.

Администратор отдела продаж, обязанности которого заключаются в обеспечении бесперебойного потока информации между сотрудниками, также принимает претензии от клиентов, помогает связаться с нужным сотрудником или решить другой текущий вопрос.

Важно следить за своевременным поступлением информации, поскольку пропуск события из жизни рынка и конкурентов может обойтись в круглую сумму.

Аналитик отдела продаж - обязанности

Еще один человек, без которого работа отдела не будет эффективной - аналитик. Его основная задача - анализ рынка и сбыта. Специалист предсказывает тенденции, определяет какие из товаров компании востребованы на рынке.

Чтобы сделать вывод об успешности сбыта продукта, проводится анализ результатов работы за прошлые периоды, оцениваются действия конкурентов, статистика и информация из открытых источников. Также аналитик оценивает сезонные колебания спроса и продажи конкретных товаров (товарных групп).

Подготовка специалиста зависит от специфики компании. В пекарне будет анализироваться спрос на пончики и пироги, для работы в интернет-магазине понадобятся знания Google-Analytics и Яндекс.Метрики. В отношении b2b - немного другая история. Этот рынок сложнее, здесь нужно анализировать не только собственные результаты и сведения с рынка, но и политические и экономические тенденции.

Аналитик отдела продаж, обязанности которого тесно связаны с планированием, представляет информацию руководству по первому требованию. Сведения должны быть “упакованы” в диаграммы и таблицы для удобства восприятия.

Чтобы справиться с такой работой потребуются аналитические навыки, умение работать с большим объемом информации, внимание к деталям, навык построения прогноза и понимание процесса продажи.

На плечи аналитика также ложится отслеживание показателей эффективности работы менеджеров по продажам. Учитываются результаты отдельных коммерсантов, отделов в целом. Также проводится анализ результатов телефонных переговоров. Например, выясняется какой товар пользуется большим спросом и хватает ли его на складе.

Координатор отдела продаж - обязанности

Как и предыдущие, должность относится к административным, то есть специалист не занимается продажами. Координатор обеспечивает слаженность работы отдела продаж с другими подразделениями компании, отслеживает сроки поставки и поступление денег на счет. Также работа сотрудника может подразумевать подготовку отчетов.

Координатор отдела продаж, обязанности которого носят не только административный, но и аналитический характер, помогает уменьшить нагрузку на руководителя и менеджеров, выполняя часть рутинной работы. Он помогает составить график встреч для коммерсантов, следит за выполнением договоренностей и обрабатывает информацию по клиентам.

Менеджеры по продажам - основа любого отдела. Именно от них зависит прибыль компании. Но работать эффективно они не могут без помощников - администратора, координатора и других специалистов, которые дают коммерсантам возможность заниматься продажами, а не анализом, подготовкой и заполнением бумаг.

Лучший способ быстро освоить и внедрить технологию построения отдела продаж - посетить тренинг К. Бакшта по управлению продажами "Система продаж".

Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПОМОЩНИКА МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности помощника менеджера по продажам_____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2.На должность помощника менеджера по продажам принимается лицо с профессиональным (экономическим) образованием (высшим; средним), подготовкой по менеджменту, стажем работы по специальности не менее 1 года; 3 лет; 5 лет, др.
1.3.Помощник менеджера по продажам должен знать:
-ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров;
-порядок ценообразования, оптовые и розничные цены на товары;
-законы и нормативные правовые документы, регламентирующие осуществление предпринимательской и коммерческой деятельности;
-рыночную экономику, предпринимательство и основы ведения бизнеса;
-конъюнктуру рынка;
-правила установления деловых контактов;
-основы социологии, психологии и мотивации труда;
-основы теории менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования;
-порядок коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов;
-психологию и принципы продаж;
-этику делового общения;
-методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютера;
-иностранный язык.
1.4.Менеджер по продажам принимается на должность и освобождается т нее поприказу руководителя предприятия по представлению менеджера по продажам; иного должностного лица.
1.5.Помощник менеджера по продажам находится в подчинении у менеджера по продажам.
1.6.В период отсутствия помощника менеджера по продажам (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности возлагаются на лицо, назначенное в установленном порядке, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность за должное выполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности
Помощник менеджера по продажам обязан:
2.1.Разрабатывать преддоговорную документацию.
2.2.Заключать от имени предприятия договоры (купли-продажи, поставки, др.).
2.3.Организовать доставку или отгрузку товаров покупателям по заключенным договорам.
2.4.Контролировать оплату покупателями товаров по заключенным договорам.
2.5.Осуществлять контроль соблюдения сроков выполнения условий договоров.
2.6.Устанавливать контакты с клиентами (группой клиентов) по поручению менеджера по продажам.
2.7.Выполнятьпод руководством менеджера по продажам работы по организации и созданию сети продажи товаров.
2.8.Осуществлять сбор информации о спросе на товары, причинах его изменения (повышения, понижения).
2.9.Осуществлять поиск покупателей (оптовых и розничных торговых предприятий, иных посредников, пр.) и устанавливать деловые контакты.
2.10.Проводить переговоры с клиентами по условиям продажи товаров и оказания сопутствующих услуг.
2.11.Осуществлять сбор информации от покупателей:
-о требованиях к послепродажному обслуживанию товаров;
-о требованиях к качественным характеристикам товаров (сроке службы, правилах пользования, упаковке, др.);
-об объемах и темпах продаж товаров конечным потребителям.
2.12.Вести учет претензий покупателей по исполнению заключенных договоров.
2.13.Выявлять причины нарушений условий договоров, принимать меры по их устранению и предупреждению.
2.14.Подготавливать отчеты о проделанной работе, а также аналитические доклады, справки по поручению менеджера по продажам.
2.15.Выполнять служебные поручения менеджера по продажам по функциональным направлениям.
2.16.Участвовать в проведении мероприятий по формированию спроса на товары (рекламных акциях, презентациях, ярмарках, выставках, пр.).
2.17.Собирать информацию о покупателях и обеспечивать ее ввод в электронные базы данных.
3. Права
Помощник менеджера по продажам вправе:
3.1.Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.2.Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.3.Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4.Требовать от руководства торгового предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
4.Ответственность
Помощник менеджера по продажам ответственен за:
4.1.Недолжное выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в установленных действующим трудовым законодательством РФ рамках.
4.2.Правовые нарушения, совершенные в процессе своей деятельности в установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.
4.3.Причинение материального вреда торговому предприятию в установленных действующим трудовым законодательством РФ рамках.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.

Рассказывает руководитель направления Solutions Architecture в AWS EMEA Emerging Markets Александр Ложечкин на своей странице в Facebook. Редакция vc.ru публикует текст с разрешения автора. Успешно пройти собеседование в Amazon очень сложно. Работать, правда, ещё...

Президент Сбербанка Герман Греф считает, что процесс обучения в школе «убивает всяческое желание учиться». Об этом он заявил на Восточном экономическом форуме, сообщает «РИА Новости». Греф рассказал, что ему, в частности, не нравится процесс оценивания и экзаменов: «Я...

Что в поведении специалиста может стать последней каплей? Может быть, невыполненные KPI или систематические опоздания? Лучше всего узнать об этом из первых уст – у руководителей, которые не раз расставались с сотрудниками. Мы спросили у предпринимателей и...

Дмитрий Волошин Лишь каждый десятый работодатель доволен уровнем подготовки, который дает высшее образование в России. Компаниям нужно самим заняться подготовкой персонала, перестав надеяться на государство и вузы Нельзя просто так стать востребованным на рынке...

Вера Витальева, Елизавета Муравьева Седьмое по счету глобальное исследование компании «Делойт» Global Human Capital Trends 2019, в котором приняли участие около десяти тысяч человек во всем мире, в очередной раз определило приоритетные направления работы с персоналом....

В KPI для Кремля включили снижение протестов и рост патриотичной молодежи. В критериях эффективности также доверие власти и правильный результат на выборах Для управлений внутриполитического блока Кремля установлены шесть ключевых показателей эффективности, выяснил...

Должностная инструкция помощника руководителя создается для упорядочивания трудовых взаимоотношений. В документе обозначены функциональные обязанности, ответственность, права сотрудника.

Должность «помощник руководителя» в разных организациях может называться по-разному: личный помощник директора, ассистент руководителя, секретарь.

Образец типовой должностной инструкции помощника руководителя

І. Общие положения

1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.

3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.

5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:

законодательством РФ;
Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
приказами и распоряжениями руководства;
данной должностной инструкцией.

6. Помощник руководителя должен знать:

установленный порядок обращения с документами в организации;
правила делового общения и этикета;
порядок ведения отчетной документации;
правила пользования офисной техникой, средствами связи;
основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
основы делопроизводства;
организационно-штатную структуру компании;
порядок заключения и исполнения договоров.

ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя

На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:

1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.

2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.

3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.

4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.

8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.

9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.

10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.

12. Выполнение служебных поручений руководителя.

ІІІ. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.

2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.

3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.

5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.

6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.