Корпоративный портал нередко путают с корпоративным сайтом. На самом деле, это абсолютно разные инструменты и функции портала намного шире. По сути, портал - это некий виртуальный офис компании, позволяющий всем сотрудникам обмениваться документами и информацией, а также автоматизировать основные бизнес-процессы. А вот понятия корпоративного портала и интранета традиционно используются как синонимы.

Что представляет собой интранет?

Интранет, или корпоративный портал, - весьма объемный и сложный инструмент, позволяющий справиться с решением большого круга задач. Это не просто самостоятельный сайт, а целая совокупность разных продуктов, например, система работы с документами, таск-трекер, ERP-система и множество других в зависимости от потребностей конкретной организации. Портал объединяет функции хранилища файлов и документов, социальной сети и информационного ресурса. При этом главных задач у любого портала всего две: дать сотрудникам возможность коллективно работать над поставленными задачами и обеспечить эффективные внутренние коммуникации.

Для решения этих задач в типовой корпоративный интранет могут входить следующие блоки:

  • сведения о компании: устав, структура, должностные инструкции, миссия и мировоззрение компании, корпоративный стиль и т.д.;
  • сведения о сотрудниках: персональные данные и страницы, контакты, занимаемая должность, подразделение, достижения;
  • обновляемая информация: приказы, распоряжения, объявления о событиях в компании, взыскания и благодарности, новости компании;
  • единая база знаний: справочная информация (каталоги продукции, прайс-листы), документы, шаблоны, архив файлов;
  • инструменты общения: форумы, опросы, анкеты, связь с руководящим аппаратом и коллегами;
  • служебные механизмы: проекты, постановка задач и контроль их выполнения, заявки на приобретение оргтехники, заказ пропусков, транспорта и тому подобное.

Как показывает практика, корпоративный портал способен эффективно решать вопросы рабочего плана, такие как постановка и контроль выполнения задач, аналитика, создание системы хранения важной информации, автоматизация бизнес-процессов и системы управления взаимоотношений с клиентами (CRM).

Достаточно успешно реализуется на порталах и быстрая связь между разными подразделениями компании. Исчезает необходимость, например, уведомлять каждое подразделение о нововведении или важном событии - достаточно разместить информацию на портале, и она тут же станет достоянием общественности. Персонал, кроме того, имеет постоянный доступ к базе знаний компании.

На заметку
Один из главных трендов развития интранета - это его упрощение. Если несколько лет назад разработчики пытались оснастить его максимальным количеством функционала, то сегодня они все чаще отказываются от таких решений в пользу более простых социальных интранетов.

Что касается эффективных коммуникаций между сотрудниками, то в теории портал, конечно, дает им возможность мгновенного общения через интегрированную социальную сеть, обсуждения как рабочих, так и личных вопросов на форумах и в группах. Каждый может пообщаться с каждым, задать вопрос, передать и получить нужную информацию... На практике, к сожалению, это работает далеко не всегда или не работает вовсе. Интранет хорош для автоматизации различных операций, упрощения системы документооборота и отчетности, поиска нужной информации, но… не для общения.

Кстати, успешность взаимодействия сотрудников с помощью портала во многом зависит от степени их вовлеченности в общение на всех управленческих уровнях. Открытая организация, где любой может напрямую обратиться к руководителю, намного привлекательнее для действующих и потенциальных сотрудников. Это создает у персонала дополнительную уверенность в том, что топ-менеджмент относится к членам коллектива как к полноправным партнерам и формирует лояльность к компании.

Каким компаниям нужен корпоративный портал

Интранет - это очень удобный, а порой и жизненно необходимый инструмент для компаний, в которых имеются удаленные сотрудники. Для них портал может служить настоящим мобильным рабочим местом. Полезен портал и для крупных фирм, имеющих филиалы в рамках одного населенного пункта или даже в разных городах. Но даже и в том случае, если у фирмы нет филиалов, но имеется большой штат сотрудников, а отделы расположены на разных этажах, портал может стать средством объединения всех в одну команду. При наличии портала исчезает необходимость ходить с бумажными документами из кабинета в кабинет, тратя на это драгоценное рабочее время и отвлекая других сотрудников, или искать клиентскую базу где-то на просторах 1С, с которой работать умеет далеко не каждый. Конечно, если в организации работают два-три человека и в течение рабочего дня они находятся в одном кабинете, то портал в этом случае будет ненужной роскошью.

Иногда руководители компании искренне не понимают, зачем может понадобиться корпоративный портал, считая его установку пустой тратой денег. На самом деле, портал необходим компании, если:

Очень полезен будет портал и тем компаниям, где нужна быстрая адаптация сотрудников или обучение персонала. При наличии интранета новичок гораздо быстрее входит в курс своих обязанностей, поскольку получает доступ ко всей основной информации, имеет возможность получать консультации по любому вопросу у опытных коллег. Для обучения сотрудников не потребуется организовывать очные курсы или тренинги - все это можно сделать онлайн на территории портала. Не придется и надолго отрывать работников от трудового процесса и тратить дополнительные средства на организацию.

Как внедрять интрасеть

Процесс внедрения интранета в компании достаточно сложный и многоэтапный. Первый этап - это всегда решение «сверху». Именно руководство должно принять решение о внедрении и способствовать его продвижению. Но психология людей такова, что любые нововведения и изменения привычного хода работы воспринимаются в штыки, независимо от того, насколько полезными и эффективными они окажутся в будущем.

Итак, допустим, что решение принято. С чего начать?

  • Этап 1. Сбор требований и планирование проекта. На этом этапе определяются главные цели внедрения и собираются мнения всех заинтересованных лиц.
  • Этап 2. Создание информационной архитектуры портала. Под этим понимается структурирование всех данных на портале, то, как они будут представлены пользователям. Главное назначение структуры - ускорение поиска, самая важная информация должна быть получена не более, чем в три «клика» мышкой.
  • Этап 3. Оптимизация бизнес-процессов. Это нужно для того, чтобы портал был не просто складом информации, но и автоматизировал самые трудоемкие бизнес-процессы компании.
  • Этап 4. Создание дизайна портала. В данном случае дизайн - не просто картинка, он серьезно влияет на удобство портала для пользователей. Работа над дизайном обычно ведется параллельно с программной реализацией.
  • Этап 5. Информационное наполнение. По мнению специалистов, инициаторами публикаций в начале работы интранета должны быть топ-менеджеры, но от них должно поступать не более 20% постов. Остальное - публикации рядовых сотрудников. Если их количество в дальнейшем окажется менее 80%, то, возможно, портал не является инструментом для персонала. К сожалению, на деле за наполнение обычно отвечает администратор.
  • Этап 6. Продвижение среди сотрудников и обучение пользователей. Пожалуй, самый сложный и ответственный этап. Как бы идеально не был создан портал с точки зрения программного обеспечения или дизайнерского оформления, если он не будет востребован сотрудниками компании, ценность его будет равна нулю. Чтобы проинформировать коллектив о запуске интранета, можно разослать информационное письмо с оповещением о сервисе и его самых полезных возможностях, советами по переходу на новую систему. В процессе функционирования портала каждая компания находит свои решения для его популяризации среди работников, например, у кого-то доступ в интернет или электронную почту открывается только через интранет, а кто-то материально поощряет тех, кто регулярно использует портал в работе. Мотивация к использованию этого инструмента - едва ли не самая сложная часть работы по внедрению портала.

Сравниваем решения: топ-3 лучших интранет-портала

Yammer. По заявлению разработчиков, этот корпоративный портал будет полезен всем подразделениями компании - от руководителей до рядовых сотрудников. На сегодня он доступен только в составе еще одного продукта ― Microsoft-Office365 ― и легко интегрируется с SharePoint. При этом они во многом схожи, но Yammer - это облачное решение, а SharePoint - серверное.

Структура портала несколько напоминает популярный Twitter, интранет позволяет сотрудникам обмениваться мгновенными сообщениями, включая текстовые файлы и изображения, формировать рабочие группы, просматривать онлайн-контакты, искать людей, группы или тексты, использовать общую базу данных и принимать участие в ее формировании. Интерфейс портала достаточно прост, разобраться в нем сможет каждый, кто имеет хоть небольшой опыт работы с социальными сетями.

Кроме создания внутренних коммуникаций между сотрудниками, Yammer также помогает решать бизнес-задачи, такие как создание коммуникаций для руководителей, управление проектами, взаимодействие с бизнес-партнерами, формирование мотивации у персонала, обучение и адаптация сотрудников, повышение эффективности продаж.

Поскольку Yammer на сегодня является составной частью Office365, то установить его отдельно от последнего не представляется возможным. Но зато от добавления Yammer во все тарифы онлайн-офиса цена последнего не изменилась. Кстати, именно невозможность самостоятельной установки Yammer и можно считать одним из его главных недостатком наряду с тем, что Yammer подойдет лишь тем компаниям, которые хотят разработать свой индивидуальный корпоративный портал, поскольку не является готовым коробочным решением.

«Битрикс24» - корпоративный портал с функциями социальной сети. Он содержит микроблоги, мессенджер, хранилище файлов, фотогалереи. С помощью «Битрикс24» можно не только общаться и совместно работать над проектами, но и вести свой CRM, планировать и учитывать рабочее время, автоматизировать бизнес-процессы, управлять персоналом. Всего предлагается 12 рабочих инструментов.

«Битрикс» выглядит как корпоративный Facebook, во всяком случае, интерфейсы у них очень похожи. На главной странице имеется привычная лента, в которой каждый пользователь может писать свои сообщения и комментарии к постам других участников. Эта же лента отражает и все события компании. Существует как коробочный, так и облачный варианта портала. «Битрикс» можно установить как на стационарный компьютер, так и на ноутбук или любое мобильное устройство. Кроме того, интранет легко интегрируется с Google, Apple, Microsoft. Цена ПО зависит от вида выбранного тарифа: пакет «Проект» на 12 пользователей можно установить бесплатно, «Проект+» - за 990 рублей в месяц, «Компания» - за 10 990 рублей. Количество пользователей в двух последних пакетах не ограничено.

По отзывам пользователей - главные минусы портала - неинформативный интерфейс и перегруженность функционалом.

Jive - это готовое решение, которое дает возможность создавать собственный внутрикорпоративный портал в компании. Здесь имеются готовые шаблоны для отдела маркетинга, отдела продаж, HR, службы технической поддержки - запустить и развить портал можно в максимально сжатые сроки Пользователи могут настроить свое индивидуальное рабочее пространство при помощи стартовой страницы. Приложение содержит все необходимые инструменты для управления проектами, корпоративным контентом и задачами.

Для пользователей доступны блоги, профили, обсуждения, группы, календари, умный поиск и многое другое. Jive можно интегрировать с Google и Office365, доступ к порталу возможен с любых устройств, включая мобильные.

Цена приложения зависит от выбранного пакета, на сегодня их предлагается три: Select, Premier или Premier+. Главный недостаток портала - отсутствие локализации на русском языке и отличие навигации от привычных пользователю соцсетей. Из-за большого количества возможностей, процесс адаптации пользователей к интранету может вызвать трудности.

На рынке сегодня представлено достаточно большое количество решений. Понять, какое из них подойдет конкретной компании достаточно сложно. Именно поэтому в разделе об интеграции особое место занимает необходимость постановки четкой цели. Конечно, рабочий функционал представлен практически везде одинаково хорошо, что касается социального - вопрос остается открытым.

Индивидуальный инструмент vs готовое решение

Что предпочесть: разработку индивидуального инструмента или готовое решение? Об этом мы поговорили с Дмитрием Бенцем, разработчиком корпоративной социальной сети LOQUI BUSINESS :

«Если руководство будет понимать, зачем и для кого нужен интранет, то станет ясно и какой именно портал лучше всего установить. Не последнюю роль в выборе, конечно, играют финансовые возможности. Индивидуальное решение всегда будет дороже, чем коробочный вариант, но иногда компании и не нужно это решение. Готовые порталы успешно справляются с возложенными на них задачами, и большинство из них позволяют настроить все функции под специфику компании.

Но очень часто, к сожалению, встречается ситуация, когда портал становится только хранилищем информации, а делу укрепления внутренних коммуникаций он никак не помогает. Это происходит потому, что портал все же официальный рабочий инструмент, а человек психологически не расположен к общению с его помощью. Если компания видит своей основной целью именно укрепление внутренних коммуникаций, то внедрять нужно корпоративную социальную сеть. Именно КСС становится той площадкой, где персонал компании начинает активно общаться по всем вопросам, решать рабочие задачи, обмениваться мнениями, делиться информацией. Сети становятся все более востребованными, и одной из первых отечественных разработок стал наш LOQUI BUSINESS. Мы надеемся, что его ждет большое будущее. По крайней мере, мы постарались внедрить в него самое лучшее от социальной сети и корпоративного портала, чтобы LOQUI стал инструментом, способным решить любые вопросы и задачи компании».


"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2008, N 12

Коммуникации - в широком смысле - обмен информацией между индивидами посредством использования общей системы символов, осуществляемый вербальными и невербальными средствами. Внутрифирменные коммуникации предполагают совместную деятельность сотрудников - участников взаимодействия, в ходе которой вырабатывается общий (до определенного предела) взгляд на ценности, цели, направления деятельности компании и на собственные действия в связи с этим. Современным средством управления корпоративными коммуникациями является формирование внутреннего информационного пространства - интранет-портала.

Суть вопроса

Интранет-портал (в пер. с англ. intranet - внутрисетевой, portal - главный вход, ворота) - это внутрикорпоративная информационная система с рядом функциональных задач, позволяющих наиболее полно осуществлять коммуникации внутри компании - между сотрудниками, отделами, представительствами компании. В основе его функционирования лежат Internet-технологии. Интранет-порталы размещаются во внутренней сети компьютеров компании, доступ к ним имеют только сотрудники.

Словарь кадрового делопроизводства. Интранет - распределенная внутрифирменная информационная система, предназначенная для обеспечения доступа сотрудников к корпоративным информационным ресурсам, использующая программные продукты и технологии Интернета.

Контент - это информационное наполнение информационной системы (тексты, графика, мультимедиа и иное информационно значимое наполнение). Существенными параметрами информационного наполнения являются его объем, актуальность и релевантность.

Назначение интранет-портала:

  • предоставление прозрачного доступа к управленческой информации, содержащейся в различных информационных системах, эксплуатирующихся в компании, а также других информационных источниках;
  • предоставление единой точки доступа к корпоративной информации, корпоративным приложениям и другим источникам данных внутри и вне компании. При этом информация может предоставляться в персонифицированном, интегрированном и агрегированном виде, то есть предоставляться таким образом, чтобы максимально поддерживать процесс принятия бизнес-решений и решений функциональных проблем и задач;
  • ведение исторической базы ключевых показателей деятельности компании, расчет необходимых показателей на основе данных, содержащихся в информационных системах компании. Предоставление аналитических расшифровок значений показателей с различной степенью подробности;
  • обеспечение оперативного взаимодействия персонала на всех уровнях и поддержка совместной работы между сотрудниками, подразделениями и службами компании.

Использование в функционировании портала web-технологий позволяет обеспечить работу в информационной среде неограниченного количества пользователей. С помощью локальных intranet-решений сотрудники компании могут получить доступ к выделенной для каждого из них части корпоративной информации.

Пример. Интранет-системой банка "Финсервис" (Москва) постоянно пользуются несколько сотен сотрудников из более чем 50 офисов и филиалов банка, а компании "Окна-Эталон" (Владивосток) интранет-портал обеспечивает оперативное взаимодействие более чем 40 офисов и точек продаж по всему дальневосточному региону.

Типовая структура интранет-портала компании

Корпоративные порталы можно классифицировать по реализации уровней взаимодействия, которые они обеспечивают. Можно выделить такие основные уровни автоматизации взаимодействия, как "компания - сотрудники", "подразделения - подразделения", "сотрудник - сотрудник", "компания - партнеры и инвесторы", "компания - клиенты".

Структурно портал представляет собой совокупность информационных блоков. Задача этих блоков - отразить основную и наиболее важную информацию портала, обеспечить быструю и удобную навигацию по нему. Так, на главной странице корпоративного портала должны быть предусмотрены информационные блоки, представленные в табл. 1.

Таблица 1

Содержание главной страницы интранет-портала

  • о компании (миссия и цели развития, лицензии и статусы, структура и персоны, новости компании, новости рынка, СМИ о нас, карьера (вакансии), корпоративная газета);
  • маркетинг и реклама (маркетинговый план, действующие маркетинговые программы, фирменный стиль, буклеты, макеты и иные маркетинговые материалы);
  • приказы и положения (по общим вопросам оперативного управления компанией, по организационным вопросам, по управлению финансовой деятельностью, по управлению движением товарно-материальных ценностей, по технике безопасности, по персоналу, по системе оплаты труда, по вопросам экономической и информационной безопасности, а также положения о структуре и персонале, должностные инструкции и другие документы);
  • шаблоны (образцы оформления документов и инструкции по их заполнению, типовые договоры, формы и примеры коммерческих предложений, образцы и примеры оформления писем, приказов, распоряжений и других документов);
  • форум (по вопросам развития направлений деятельности компании, по общим вопросам осуществления текущей деятельности, предложения);
  • объявления;
  • голосование;
  • дни рождения;
  • галереи (фото- и видеогалереи);
  • библиотека (документы компании, справочники, файлы);
  • поиск (по ключевому слову, по дополнительным параметрам).

Главная страница портала должна стать смыслообразующим и имиджевым центром, связывающим в единое целое структуру, содержание и оформление информации.

Цели и задачи организации внутрифирменного информационного пространства

Конечно, создание интранет-портала - не панацея от всех проблем, но он может стать инструментом управления персоналом, посредством которого руководство компании и сотрудники могут легко и просто обращаться к всевозможным информационным источникам и информационным системам, которые, как правило, "лоскутным" образом развивались в их компании. Портал - это лишь хороший инструмент для того, чтобы аккумулировать все ранее созданное в компании, дать этому правильное и полное применение, осознать свои недостатки и преимущества и упростить работу сотрудников посредством работы с одним корпоративным приложением, а не с десятком разрозненных информационных систем и источников информации.

Принимая решение в пользу создания интранет-портала в своей компании, современные руководители, как показывает практика, преследуют следующие цели:

  • повышение уровня управления и поддержки принятия решений руководителями подразделений компании за счет организации сбора, консолидации и анализа необходимой информации;
  • создание единой базы знаний компании, включая агрегированную информацию, получение которой требует больших временных и ресурсных затрат;
  • экономия времени и усилий сотрудников компании;
  • сокращение расходов и издержек компании;
  • повышение уровня коммуникаций и совместной работы между сотрудниками компании;
  • поддержка процессов по унификации и стандартизации процессов и процедур в компании;
  • повышение качества работы и обслуживания клиентов компании;
  • повышение конкурентоспособности и инвестиционной привлекательности компании.

Задачи, которые решает корпоративный интранет-портал, представлены в табл. 2.

Таблица 2

Задачи, решаемые с помощью формирования интранет-пространства

Задачи Направления решений
1. Обеспечение
внутренних
коммуникаций 		- организация внутреннего документооборота,
формирование отчетов и запросов по разным
информационным ресурсам;
- проведение виртуальных конференций, совещаний и
оперативного обмена данными между удаленными друг
от друга подразделениями и (или) должностными
лицами;
- высокоскоростная и защищенная от внешнего
доступа передача данных, их хранение, поиск и
обмен информацией
2. Обеспечение
сотрудников
информацией 		- широкая трансляция общекорпоративной информации,
новостей;
- освещение значимых событий в компании;
- организация дифференцированного доступа
к корпоративным базам данных
3. Получение
дополнительного
экономического эффекта 		повышение качества и скорости обмена информацией и
решения текущих задач и, как следствие, увеличение
нормативных показателей прибыльности компании и
сокращение потерь от неоперативного доступа
к информации
4. Специализированные
задачи 		задачи узкой специализации, позволяющие улучшить
работу компании в целом как единой органичной
структуры, реагирующей на внутренние и внешние
изменения

Создание корпоративного интранет-портала позволяет сформировать единое информационное пространство для работы с информационными потоками и коммуникациями внутри организации. Встроенные и, как правило, интуитивно понятные средства обслуживания и поддержки портала предоставляют персоналу возможность самостоятельно администрировать разделы без помощи программистов. Предварительный просмотр контента позволяет увидеть размещаемую информацию до ее публикации, что делает работу по обновлению ресурса простой и наглядной.

Система иерархий может обеспечить последовательное согласование информации, предназначенной для публикации, в звеньях управленческой цепочки. Таким образом, достигается согласованная со всеми нужными уровнями управления и утвержденная к публикации корректная и достоверная информация. Предоставляемые интранет-системой возможности визирования и согласования контентов позволяют избежать ошибок и неточностей в оформлении корпоративной информации.

Также интранет-портал предоставляет возможность загрузки шаблонов оформления документов, презентаций различных дизайнов, на основе которых формируются документы для конечного пользователя.

Применение средств объединения, организации, поиска данных и маршрутизации информации в интранет-порталах обеспечивает возможность организовать и ускорить корпоративный документооборот между сотрудниками и рабочими группами.

Организация работы по формированию интранет-портала компании

Методология разработки и внедрения в деятельность компании интранет-порталов в целом аналогична внедрению любой информационной системы с большим количеством пользователей. Специалисты называют три основных пути формирования корпоративного портала:

  • покупка готовых решений (платформ или систем высокой готовности);
  • разработка портала с нуля (заказные разработки);
  • комбинированный подход (разработка специфических модулей, но на базе уже готовых решений или платформ).

Каждый из названных путей требует профессионального подхода со стороны разработчиков, квалифицированного менеджера проекта и проектной команды, промышленного подхода к разработке и внедрению системы (проектирование, разработка, тестирование, обучение, ввод в эксплуатацию - табл. 3).

Таблица 3

Технология организации работы по формированию интранет-портала (на основе комбинированного подхода)

Номер
этапа 		Общее
наименование
этапа 		Содержание задач этапа
Этап 1 Разработка
проекта
интранет-портала 		1.1. Изучение особенностей бизнес-процессов
заказчика; формирование требований к интранет-
порталу
1.2. Формирование документации с описанием
бизнес-процессов заказчика
1.3. Проектирование структуры и архитектуры
интранет-портала
1.4. Разработка проектной документации и
документации по внедрению интранет-портала
1.5. Разработка прототипа интранет-портала
1.6. Разработка стилевого решения и эскиза
дизайна шаблонов портала
Этап 2 Программирование
интранет-портала 		2.1. Формирование структуры базы данных портала
2.2. Программирование функций и систем интранет-
портала
2.3. Интеграция с прикладным программным
обеспечением и внешним интернет-сайтом (если
указано в требованиях проекта)
2.4. Тестирование проекта
2.5. Установка портала на сервер заказчика
2.6. Разработка документации для пользователей и
администраторов портала

Каждый путь имеет достоинства и недостатки, но, как правило, при выборе решения происходит оценка всех подходов по следующему набору критериев:

  • стоимость решения (включая лицензии, оборудование и работы);
  • скорость внедрения и поставки готовой системы;
  • уникальность бизнес-процессов компании или наличие специфических требований;
  • корпоративные стандарты и предпочтения по технологиям;
  • наличие квалифицированных специалистов внутри компании и их специализация;
  • новаторский или консервативный стиль работы компании;
  • доминирующий подход к инновации - система настраивается под бизнес-процессы компании, или компания настраивает бизнес-процессы под функциональность внедряемого решения.

В каждом конкретном случае необходим детальный анализ ситуации в компании.

Самое важное, о чем не следует забывать, принимая решение о создании интранет-портала у себя в компании, - это то, что при его внедрении на первый план выйдут не технические трудности, а административные проблемы, вопросы информационной безопасности и передачи знаний от разработчика к конечным пользователям.

Особенности внедрения корпоративного портала во многом зависят от целей и задач, которые ставит перед данной системой компания-заказчик, от ее корпоративной культуры и текущего уровня автоматизации в компании. Две конкурирующих на рынке компании могут предъявлять различные требования к системе, и внедрение корпоративного портала в этих компаниях будет проводиться абсолютно разным способом.

В числе проблем, которые могут возникнуть при внедрении корпоративных порталов, можно назвать следующие:

  • необходимость изменения бизнес-процессов компании вследствие уже проведенной автоматизации, необходимость перераспределения ответственности;
  • отсутствие формализации процессов и их документирования, что не позволяет произвести четкую постановку задачи;
  • привычка работать на "личном контакте";
  • низкая культура использования компьютеров в компаниях;
  • сопротивление со стороны персонала компаний при внедрении системы;
  • недостаточная твердость руководства при внедрении системы в компании;
  • низкий уровень понимания потенциальных выгод от использования корпоративных информационных систем руководством и сотрудниками компании;
  • сложность с формализацией распределения прав доступа к информации;
  • попытка переноса имеющегося в компании информационного беспорядка в автоматизированный беспорядок посредством портала;
  • отсутствие опыта эксплуатации подобных систем и, как следствие, низкий уровень понимания возможных вариантов использования портала.

Нельзя сказать, что все эти проблемы являются неразрешимыми. Просто для более эффективного их решения необходимо привлекать опытных специалистов и консультантов, которые имеют опыт внедрения подобных системы и предложат компании пути и способы решения этих проблем, уже апробированные у других клиентов, с учетом знания специфики российского бизнеса.

Андрей Надеин (компания TopS Business Integrator) и Владимир Кузнецов (Информационно-консалтинговый центр по электронному бизнесу) среди зарубежных поставщиков интранет-решений называют такие компании, как IBM Websphere Portal, Oracle9iAS Portal, Plumtree, Sun ONE Portal Server, ATG Enterprise Portal Suite", mySAP Enterprise Portal, а также программные блоки Microsoft.NET Servers.

Отечественные разработки представлены на российском рынке интранет-системой TopS BI, решением Intranet. Optimizer компании "Гарант-Парк-Интернет", интранет-решением компании РБК СОФТ, решением Axiom. Portal компании "Город-Инфо", решением V6 Active Portal и некоторыми другими.

Повышение эффективности использования корпоративного портала

Так или иначе, в результате создания корпоративного интранет-портала компания может получить ряд преимуществ (табл. 4).

Таблица 4

Преимущества внедрения корпоративного интранет-портала

Прямые выгоды Косвенные выгоды
- экономия рабочего времени
сотрудников компании;
- повышение скорости принятия
решений;
- экономия от повторного
использования накопленных
в компании знаний;
- снижение стоимости
взаимодействия с удаленными
подразделениями компании;
- обмен знаниями внутри компании
и, как следствие, повышение
качества и производительности
работы сотрудников;
- более низкая стоимость на
обеспечение информационной
безопасности;
- более низкая стоимость
сопровождения систем 		- оптимизация бизнес-процессов компании;
- повышение эффективности работы
сотрудников;
- прозрачность работы всех подразделений
компании;
- скорость информирования персонала
о важных событиях и мероприятиях внутри
компании;
- повышение управляемости компании за
счет организации эффективной обратной
связи с персоналом;
- построение эффективных горизонтальных
связей и обмена информацией между
подразделениями компании;
- сплочение сотрудников через
формирование групп по интересам;
- более быстрый и безболезненный вход
новых сотрудников в жизнь компании;
- повышение имиджа компании в глазах
сотрудников, а также партнеров компании,
инвесторов

Эффективность использования интранет-ресурсов как средства управления информационными потоками, коммуникациями и корпоративной культурой напрямую зависит от популярности, посещаемости корпоративного портала.

В связи с этим предлагается несколько практических советов:

  • если сотрудники компании получают материальное вознаграждение с учетом степени удовлетворенности заказчиков (клиентов), то хороший эффект может дать публикация шаблона "Удовлетворенность заказчика" на интранет-портале компании, желательно в реальном времени и с результатами опросов клиентов;
  • если оплата менеджеров по продажам осуществляется на основе комиссионных, то публикация в Интранете информации о продажах с расчетами комиссионных - надежный способ заставить менеджеров по продажам и бухгалтеров проверять портал ежедневно, сокращая количество запросов в специализированные отделы компании (бухгалтерию, коммерческую службу) за этой информацией;
  • вместо использования почтовых прикладных программ можно интегрировать с интранет-порталом доступную через web почтовую систему (типа Exchange Outlook Web Access), тогда сотрудники будут иметь возможность обращаться к электронной почте с любого места;
  • если создать актуальный информационный раздел, предоставляющий интересную и нужную всем сотрудникам информацию (например, раздел "А что сегодня на обед?"), можно существенно увеличить использование портала сотрудниками. Тем более если добавить форум (например, "Обсуждение меню").

Корпоративный интранет-портал нужно использовать для публикации информации, которая действительно может быть нужна (необходима) сотрудникам компании и интересна им с профессиональных позиций или с общечеловеческой точки зрения, тогда он станет удобным средством управления внутренними коммуникациями в компании.

При подготовке статьи использованы материалы информационно-консалтингового центра по электронному бизнесу www.e-commerce.ru и ООО "БИАТ. консалтинг" (http://intranet-portal.ru).

Д.Чалышева

Начальник Московской группы

отдела кадров

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

    Сущность возможностей MS SharePoint и средства их реализации. Разработка и осуществление задач корпоративного портала. Характеристика рабочего места, безопасность жизнедеятельности, электробезопасность, природопользование и охрана окружающей среды.

    дипломная работа , добавлен 04.04.2012

    Анализ деятельности агентства недвижимости ООО "Сибирь" с целью ознакомления со средой Windows SharePoint Services. Описание предметной области. Составление отчетов и их описание. Структура данных, редактирование базы. Основные полномочия пользователей.

    реферат , добавлен 15.12.2013

    Анализ видов существующих корпоративных порталов. Разработка архитектуры и структуры корпоративного портала в соответствии с требованиями. Установка и настройка программного обеспечения. Общие настройки портала, управление меню и настройка виджетов.

    дипломная работа , добавлен 19.01.2017

    Анализ современного состояния систем автоматизации управления данными; учет инфраструктуры информационной системы и требования к ресурсам организации. Разработка системы управления данными на базе SharePoint-сайта, программная реализация и внедрение.

    диссертация , добавлен 10.11.2011

    Показатели, характеризующие корпоративные порталы в сетях, их историю и классификацию. Сущностные характеристики корпоративного информационного портала AxiomPortal. Microsoft SharePoint Portal Server как инструмент для создания корпоративного портала.

    дипломная работа , добавлен 22.07.2011

    Основные цели и задачи интранет-портала. Отсутствующий удаленный доступ к сведениям организации и сложность информирования как его основные проблемы. Перспективы развития интранет-портала. Портал как единая информационная площадка для всего персонала.

    презентация , добавлен 14.08.2013

    Понятие портала как Intranet системы. Технологии функционирования Web-портала. Особенности и функции портала учебного заведения. Использование Web-портала в учебном процессе. Структура образовательного Intranet/Internet-портала школы № 24 г.Нефтеюганска.

    дипломная работа , добавлен 02.05.2012

Всеобщая глобализация приводит к тому, что всё больше и больше компаний имеют географически распределённую структуру, офисы и представительства в разных городах и странах. Сотрудники проводят больше времени, работая удалённо , а корпоративный интранет портал становится основным рабочим инструментом .

Времена, когда люди просто приходили на работу в офис и работали только в течение рабочих офисных часов уходят в прошлое. Сотрудники и команды постоянно находятся на связи. Быстрый доступ к информации, задачам и проектам становится неотъемлемым требованием для успешной и высокопродуктивной работы . Компаниям необходима гибкость и не привязка к рабочему месту, если они ставят перед сотрудниками амбициозные цели.

Эволюция рабочего пространства

Мы живём во времена интересных перемен и наблюдаем, как меняется рабочее пространство, превращаясь в , объединяя в себе все инструменты, которые используют сотрудники для работы. Начиная от Email и мессенджеров и заканчивая электронным документооборотом и автоматизацией бизнес-процессов. Выражение «цифровое рабочее пространство» плотно вошло в обиход, хотя совсем недавно вызывало массу споров и противоречий.

Термин «интранет портал» , также становится популярнее, его стали чаще гуглить в поисковиках, а его синонимом можно смело назвать «корпоративный портал» , который подразумевает то же предназначение и набор функций.

Рабочее пространство развивается, и в него интегрируются новые цифровые каналы коммуникаций, как внутри компании, так и для общения с клиентами и партнёрами. Хороший интранет – это мощный инструмент современной компании . Он объединяет в себе ресурсы и функции, позволяющие сотрудникам выполнять свою работу быстрее, проще и эффективнее.

Переход на цифровое рабочее пространство позволяет компаниям добиваться высокого уровня вовлеченности сотрудников. Недавнее исследование Deloitte в сфере HR показало, что вовлечённость и заинтересованность сотрудников является проблемой №1 для компаний с распределённой структурой . Вовлечённость начинается с того, что необходимо научиться слушать сотрудников, вовлекать их в принятие решений и наделять полномочиями и ответственностью для решения задач.

Как может помочь интранет портал?

  • Гибкость: доступ к информации и документам должен быть гибким и не зависеть от места и устройства, которым пользуется сотрудник.
  • Совместная работа: командам необходимо единое пространство, где они могут взаимодействовать и работать над задачами и проектами, при этом быть в курсе всех событий в режиме real-time.
  • Вовлечённость и корпоративная культура: удобство, целостность бренда и корпоративного дизайна отражает единство компании и обязательства перед сотрудниками.

Что же такое интранет портал и почему без него не может обойтись не одна современная компания?

Если вы задумались над тем, что такое интранет портал и что он собой представляет, вы определённо не одиноки. Большинство людей не догадываются, что есть такой инструмент, позволяющий им решить проблемы с документооборотом, коммуникациями, бизнес-процессами, контролем выполнения задач и проектами пока они с ними не столкнутся.

Техническое определение: закрытый внутренний портал компании, базирующийся на облачном решении или установленный на локальный сервер.

Общее определение: интранет портал – это внутренний закрытый инструмент автоматизации бизнеса, предоставляющий ряд функций для решения бизнес-задач. Количество и набор этих функций зависит от решения или потребностей бизнеса.

Несмотря на то, что интранет может решать множество различных задач , мы различаем 13 основных и наиболее распространённых инструментов используемых в интранет порталах. Ниже мы подробнее рассказываем о каждом из них и как вы можете применить их в своей компании

1. Социальная сеть

Интранет портал легко заменяет внутреннюю социальную сеть компании без необходимости специально обучаться ей пользоваться, ведь все уже это, итак, давно умеют. Используйте все знакомые вам вещи для того чтобы быть в курсе всех событий или проектов компании, общайтесь, делитесь информацией, комментируйте, ссылайтесь на коллег в сообщениях, рассылайте документы и проводите опросы. Объединяйтесь в группы по интересам или проектам и используйте всю мощь социальной сети для повышения вашей продуктивности .

2. Задачи

Любая работа или проект – это череда задач, как больших, так и не очень, но все они направленны на достижение конечной цели. Человечество пока не придумало инструмента лучше, чтобы отследить эффективность работы и не сбиться с намеченного курса. Задачи – это удобный, простой, а главное всем знакомый способ работы.

Интранет портал позволяет не просто легко и быстро ставить задачи, но и проверять результат и качество их выполнения. Следите за сроками, стройте графики эффективности работы сотрудников , работайте с диаграммой Ганта и другими отчётами, помогающими оценивать результативность и качество работы вашей команды . Создавайте свои собственные чек-листы и шаблоны, чтобы тратить меньше времени на одинаковые и рутинные задачи.

3. Коммуникации и совместная работа

Скорость коммуникации в компании решает очень многое и сильно влияет на её эффективность и гибкость. Времена, когда документы могли путешествовать долгими днями по кабинетам и Email-сообщения превращающиеся в бесконечную череду пересылок, стремительно уходят в прошлое. Сотрудники и компании ищут новые способы ускорить общение и, как правило, в этот момент в компании начинают пользоваться скайпом и другими мессенджерами. Собрать и проанализировать потом всю эту переписку просто невозможно, а угроза утечки данных встаёт ещё острее.

Начните пользоваться единым инструментом для общения и совместной работы. Общайтесь в мессенджере, создавайте группы по интересам и проектам, совершайте бесплатные аудио- и видеозвонки друг другу. Отправляйте файлы и документы. Исключение Email из внутренних коммуникаций компании повышает эффективность сотрудников минимум на 28% . Всё это позволяет делать интранет портал. Более того, вы всегда сможете проконтролировать переписку, и посмотреть её историю.

4. Документы

Документы – неотъемлема часть любой работы и компании. Редко когда документы создаются идеально с первого раза, обычно проходит несколько этапов правок и утверждений, прежде чем документ будет призван рабочим. Во всём этом процессе наверняка участвуют несколько человек, и нет ничего хуже последовательной работы с документами. Такой подход является настоящим врагом эффективности .

Совместная работа над документами – это одно из ключевых и основных преимуществ интранет портала. Вы не просто можете сэкономить на офисных приложениях типа Microsoft Word, но и работать над одним документом одновременно . Контролируйте все правки, отслеживайте историю изменений и версии документов. Открывайте и ограничивайте доступ к документам и папкам, обсуждайте их, утверждайте, и быстро находите. Для всего этого вам нужен лишь один инструмент - интранет портал.

5. Хранилище файлов

Облачные технологии переворачивают подход, к хранению файлов открывая тем самым большие возможности и удобства для работы с ними. Больше не нужно испытывать неудобства использования USB-флешек и локальных корпоративных дисков.

Храните файлы в облаках. Это даст вам больше гибкости и контроля над ними . Настройте права доступа в соответствии с вашими требованиями и будьте спокойны за их безопасность. Вы больше никогда не потеряете ни один файл или документ. Оправляйте прямые ссылки на ваши файлы и не занимайте место в вашем почтовом приложении.

6. Календари

Ищите способы прозрачной работы со своими календарями и календарями сотрудников? Работа компании подразумевает большое количество событий и мероприятий. Проблема в том, что не всегда понятна доступность того или иного сотрудника в нужное врмя, а возможность планирования превращается в сложную задачу.

Синхронизируйте все свои календари с интранет порталом. Сделав это, вся информация о доступности ваших коллег и переговорок будет как на ладони. Начните эффективнее планировать своё время . Создавайте мероприятия и приглашайте на него участников прямо из календаря и тогда, когда всем это удобно. Проводите собрания и планёрки, формируйте протокол встречи и ставьте задачи участникам прямо в интранет портале.

7. Почта

Почта популярный и эффективный способ общения, хотя он и не очень подходит для внутренних коммуникаций. Всё что касается внешних коммуникаций, почта незаменимый помощник и инструмент.

С почтой эффективнее работать тогда, когда она плотно интегрирована с вашим интранет порталом. Создавайте свои почтовые ящики или подключите свой домен. Вся ваша база контактов под рукой, а вся переписка крепится к карточкам ваших клиентов, партнеров или сделкам. Всевозможные счётчики и аналитика по использованию почты помогут вам понять, насколько вы эффективно умеете пользоваться этим инструментом, для достижения поставленных задач .

8. Телефония

Сколько времени вы тратите на поиск контактов и набор номеров? Телефония неотъемлемая часть любого бизнеса. Если ваш бизнес построен целиком на телефонной связи, то скорость работы и эффективность использования этого инструмента будет являться критическим фактором.

Настройте телефонию в интранет портале и повысьте ваши продажи и эффективность работы сотрудников . Больше не нужно переключать звонящего на нужного менеджера, система сама определит, кто работает с этим клиентом и направит его к нему. Звоните в один клик мышкой, записывайте разговоры, прослушивайте их и оценивайте эффективность работы ваших сотрудников на телефоне.

9. Бизнес-процессы

Нет ничего хуже неавтоматизированных рутинных операций. Время, потраченное на поход по кабинетам, чтобы утвердить счёт на оплату или заявку на командировку, можно потратить с большей пользой. Если компания имеет географически распределённую структуру, то эту проблему можно смело умножить на два. Многие компании по-прежнему тратят массу времени и денег на то, что можно и нужно автоматизировать.

Работайте там, где вам удобно и с любого удобного вам инструмента – планшета, телефона. Интранет портал, имеющий мобильное приложение делает вас гибким и эффективным независимо от вашего местоположения и условий работы . Пользуйтесь всеми преимуществами интранета и будьте всегда в курсе всех событий по вашим задачам и проектам в режиме real-time.

Нужен ли вам интранет портал?

Если какие-то из проблем описанные выше вам знакомы, и вы ищите пути их решения, вам определённо нужно задуматься о том, чтобы начать пользоваться интранет порталом в вашей компании. Если вы не знаете с чего начать, закажите презентацию , на которой вы узнаете, как интранет портал поможет решить ваши проблемы, и какие преимущества вы получите от его использования.

Пользуетесь ли вы интранет порталом в вашей компании? Поделитесь своим опытом в комментариях.

Рано или поздно практически любая компания начинает задумываться об организации своего интранет-портала - единой "точки входа" в IT-инфраструктуру для своих сотрудников. Такой портал позволяет обеспечить удобный доступ к централизованному хранилищу всей полезной информации, связанной с операционной деятельностью компании - различным документам, регламентам и справочникам, а также к IT-сервисам - электронной почте, телефонии и так далее. Помимо этого, интранет-портал может выступать в качестве своеобразной "социальной сети" внутри компании - с его помощью можно узнать, у каких коллег сегодня день рождения, или, к примеру, обсудить на форуме сегодняшнее меню кафетерия.

Если всё так хорошо, почему такие порталы есть не у всех?

Тем не менее, многих отталкивает высокий "порог вхождения" в построение такого портала, существующий из-за того, что практически все существующие на рынке решения обладают рядом общих недостатков:

  • Часть таких порталов строится на базе коммерческих решений (например, SharePoint), стоимость внедрения и сопровождения которых оправдывает себя только для очень крупного бизнеса (десятки тысяч сотрудников).
  • Оставшаяся часть таких порталов делается "на коленке" на базе CMS, для этого не предназначенных (например, WordPress). В итоге получается не единая точка входа, а зоопарк "костылей и велосипедов", который постоянно пытается развалиться.
  • Сложность администрирования такого портала зачастую не оправдывает приносимую им выгоду . Если ваша компания сама не занимается информационными технологиями, то ваш системный администратор вряд ли разберётся в хитросплетениях конфигурационных параметров SharePoint.

Чем ваше решение отличается от других?

Наша компания уже почти 20 лет занимается разработкой и сопровождением информационных систем для заказчиков самого разного масштаба и профиля - от небольших юридических бюро до федеральных телеком-операторов. За это время мы видели множество примеров построения интранет-порталов (причём, как позитивных, так и негативных). Поэтому предлагаемое нами решение свободно от большей части недостатков существующих альтернатив:

Оно бесплатное

Мы не берём денег за использование нашего портала - вы можете скачать, установить и использовать его абсолютно бесплатно.

Оно современное

Адаптивность, поддержка различных DPI, медиа-плеер, векторные иконки и прочие прелести современного веба входят в комплект поставки.

Оно дружелюбно к администратору

Установка портала производится в несколько кликов (или команд в консоли). Всё дальнейшее администрирование осуществляется с помощью простой и удобной панели управления.

Оно мощное и расширяемое

Наш портал базируется на Liferay - ведущей мировой платформе для построения корпоративных порталов. Он сможет расти и развиваться вместе с развитием вашего бизнеса.

Что умеет ваш портал?

Наш портал уже "из коробки" умеет очень многое. Сразу же после установки вы сможете использовать следующие компоненты:

Справочник сотрудников

Удобный агрегатор контактной информации, адресов и телефонов всех сотрудников компании.

Интеграция с IP-телефонией

Вы можете позвонить любому сотруднику, просто кликнув по иконке на его карточке в справочнике.

Встроенный клиент Webmail

Все ваши сотрудники могут пользоваться корпоративной электронной почты без необходимости настройки почтового клиента.

Вики-справочник

Централизованное хранилище для всей информации, необходимой сотрудникам для решения их повседневных задач.

Интеграция с сервером печати

Печать и сканирование документов через прямо веб-интерфейс портала - без необходимости установки драйверов принтера на компьютеры сотрудников.

Файловое хранилище

В портал встроено файловое хранилище с поддержкой версионирования файлов. Каждый пользователь имеет свой домашний каталог, доступный как через веб-интерфейс, так и через проводник Windows.

Мультимедиа-возможности

Встроенные фото- и видеогалерея позволяют просматривать фотографии и видео прямо на портале.

Социальные коммуникации

В портал встроена полноценная корпоративная социальная сеть. Сотрудники могут обмениваться сообщениями, файлами и общаться в форуме.

Кроме того, вы можете воспользоваться любым из сотен плагинов, доступных на Liferay Marketplace .

Сколько это будет стоить?

Как уже было сказано выше, вы можете использовать наш интранет-портал абсолютно бесплатно и без каких-либо ограничений на количество пользователей или параллельно запущенных сессий. Единственное, чего вы не получите в бесплатной лицензии - это техническая поддержка.

Существует несколько уровней технической поддержки, отличающихся друг от друга SLA и стоимостью.

Free Basic 24x7
Количество пользователей ∞ ∞ ∞
Количество сессий ∞ ∞ ∞
Email hotline нет есть есть
Phone hotline нет нет есть
Обращений в месяц - 10 ∞
Режим технической поддержки - 8x5 24x7
Стоимость Бесплатно 20 000 ₽ /месяц 100 000 ₽ /месяц

OK, мне всё это нравится. Где я могу скачать ваш портал?

В настоящий момент портал находится в стадии бета-тестирования. Когда мы закончим, ссылка на скачивание и инструкция по установке появятся вот здесь

Если вы заинтересовались решением, или хотите поучаствовать в бета-тестировании - пожалуйста, !